In 4 Schritten zur Erfolgreichen AMA-Sitzung

EMS, MICE, VR – Die Eventbranche ist voll von Abkürzungen und Akronymen. Dabei ist es manchmal schwierig, den Überblick zu behalten. Eine dieser Abkürzungen, die in den letzten Jahren immer populärer geworden ist, ist AMA. Aber was genau bedeutet AMA und was steckt hinter einer AMA-Sitzung? Diese Fragen und mehr klären wir in diesem Artikel.

Was ist eine AMA-Sitzung?

AMAs, auch bekannt als "Ask Me Anything"-Meetings, sind interaktive Veranstaltungen, bei denen sich eine Person, häufig eine Expertin oder ein Experte auf einem bestimmten Gebiet, den Fragen einer Gruppe stellt. Das Format stammt aus den sozialen Medien, findet aber inzwischen in den unterschiedlichsten Branchen Anwendung. Denn AMA-Sitzungen bieten eine einzigartige Möglichkeit für einen direkten Dialog zwischen Teilnehmenden und Expert:innen, fördern den offenen Austausch von Informationen und steigern das Engagement der Community. Die Beliebtheit von AMAs beruht auf ihrer Fähigkeit, Transparenz, Vertrauen und Nähe zwischen den Parteien herzustellen.

Auch in Unternehmen werden AMAs immer beliebter. Sie werden genutzt, um CEOs eine Plattform zu bieten, und die Fragen von Mitarbeitenden, Kund:innen oder der allgemeinen Öffentlichkeit zu beantworten. So können Organisationen besser über ihre Entscheidungsprozesse informieren und gleichzeitig die Anliegen und Bedürfnisse ihrer Stakeholder berücksichtigen.

Wie lässt sich eine AMA-Session planen?
Damit bei Ihrer nächsten AMA-Sitzung nichts schief läuft, haben wir die wichtigsten Schritte in der Planung zusammengefasst. 

1. Das richtige Format und die richtige Plattform wählen

Im Kern sollte ein AMA natürlich eine Aufgabe erfüllen und zwar den Austausch zwischen Redner:innen und Gästen schaffen. Der genaue Aufbau ist dabei allerdings Ihnen überlassen. Zunächst müssen Sie sich entscheiden, ob Sie die Veranstaltung virtuell oder vor Ort durchführen. Beides hat Vor- und Nachteile. 

Präsenzveranstaltung: 

• Mehr persönliche Interaktion möglich
• Höheres Gemeinschaftsgefühl
• Mehr Austausch unter den Teilnehmenden 
  

• Geringere Reichweite, sodass potenzielle Teilnehmer:innen möglicherweise ausgeschlossen werden
• Zeitliche Begrenzungen

Digitale Veranstaltung: 

• Globale Reichweite
• Größere Flexibilität in Hinblick auf Zeit und Ort
• Anonymität lässt sich einfach wahren

• Weniger direkte Kontakte 
• Distanzierte Atmosphäre
• Technische Herausforderungen

Event Software im Vergleich:

• Veertly: Veertly ist eine all-in-one Event Plattform mit einer Vielzahl an Funktionen, darunter Video und Chat, Networking, und Datei-Downloads. Sie bietet ein integriertes Q&A Feature mit Moderation, bei dem Teilnehmende Fragen stellen und Ideen upvoten können sowie die Option Apps von Drittanbietern einzubauen. Die Plattform ist über den Browser zugänglich und bietet die Möglichkeit der Zugangskontrolle über SSO (single sign-on) und Gästelisten. Veertly ist für Events mit bis zu 20 Teilnehmenden und einer Stunde kostenlos, danach ab 100€/Monat. 
• Slack/Teams: Die meisten Unternehmen nutzen bereits eine der beiden Plattformen für ihre tägliche Kommunikation, sodass Slack und Teams eine unkomplizierte Wahl darstellen. Auf Teams können AMA-Sitzungen durch die Integration mit anderen Microsoft-Produkten wie Outlook und SharePoint nahtlos in den Arbeitsalltag integriert werden. Auf Slack können AMAs über speziell erstellte Kanäle und die Integration von Apps und Bots durchgeführt werden. Beide Kollaborationstools ermöglichen es den Teilnehmern, Fragen zu stellen, Ressourcen zu teilen und einen Dialog zu führen. 
• Blue Jeans: BlueJeans ist eine Videokonferenz Plattform mit Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Aufzeichnung und Chat für AMA-Sitzungen. Die Event-App bietet automatisierte E-Mails sowie Teilnehmerverwaltung und ist auch über das Handy verfügbar. Die Preise für BlueJeans variieren je nach Anforderungen und starten bei 12€ im Monat. 

2. Festlegen des Themas und des Zeitplans

Nachdem die Grundlagen abgedeckt sind, sollten Sie das Thema bestimmen. Überlegen Sie, welche Fragen oder Themenbereiche abgedeckt werden sollten und wie diese zur Unternehmensstrategie oder aktuellen Ereignissen passen. AMA-Sitzungen können, je nach Komplexität des Themas und erwarteter Anzahl an Fragen, von einer Stunde bis zu mehreren Stunden dauern. Bei der Festlegung des Zeitplans sollten deshalb der Umfang des Themas, die Aufmerksamkeitsspanne der Teilnehmenden und die Anzahl an Pausen beachtet werden.

3. Einladung an die Zielgruppe und Förderung der Teilnahme

Um auf die Veranstaltung aufmerksam zu machen und Teilnehmer:innen einzuladen, bestehen verschiedene Kanäle wie E-Mail, Social-Media-Posts oder Newsletter. Erklären Sie den Zweck der AMA-Sitzung und betonen Sie die Möglichkeit, Fragen direkt an die Geschäftsführung zu stellen. Hier sind einige Schritte, die Sie unternehmen können, um Zusagen von den richtigen Personen zu erhalten. 

1. Zielgruppe identifizieren 
Definieren Sie eindeutig, wer die Zielgruppe ist. Handelt es sich um interne Mitarbeitende, Kund:innen, potenzielle Kund:innen, Partnerschaften oder die allgemeine Öffentlichkeit?.

2. Kommunikationskanäle nutzen
Unterschiedliche Zielgruppen lassen sich am besten über unterschiedliche Kanäle erreichen.   Intern eignen sich Tools wie E-Mail, Unternehmensnewsletter oder Intranet. Für externe Teilnehmer:innen bieten sich Social-Media-Plattformen, Unternehmensblogs oder Newsletter an, um die Einladung zu verbreiten.

3. Einladung erstellen und versenden
Gestalten Sie eine ansprechende und informative Einladung, die das Thema, den Zeitplan, die Plattform und weitere relevante Details der AMA-Sitzung enthält. Die wichtigsten Informationen sollten deutlich kommuniziert werden. 

4. Teilnahme fördern 
Ihre Zielgruppe lässt sich am ehesten von den Vorteilen der AMA-Sitzung von einer Teilnahme überzeugen. Das können exklusive Einblicke, die Möglichkeit, Fragen direkt an die Geschäftsführung zu stellen oder die Chance, von den Erfahrungen anderer zu lernen, sein. Ermutigen Sie potenzielle Teilnehmer:innen, ihre Fragen im Voraus einzureichen, um die Interaktion während der Sitzung zu fördern.
 

4. Vorbereitung von Fragen und Beispielen

Um den Start der AMA-Sitzung reibungslos zu gestalten und eine aktive Beteiligung der Teilnehmenden zu fördern, ist es hilfreich, im Voraus einige Fragen als Ausgangspunkt vorzubereiten. Diese Fragen sollten relevant für das Thema der AMA-Sitzung sein und verschiedene Bereiche abdecken, um eine vielfältige Diskussion zu ermöglichen. 

Hier sind einige Tipps zur Vorbereitung von Fragen und Beispielen für deine AMA-Sitzung:

• Themenrelevanz: Überlegen Sie, welche Aspekte des Themas für die Teilnehmer:innen besonders interessant oder wichtig sein könnten.
• Vielfalt: Bieten Sie eine Vielfalt an Fragen und Beispielen, um verschiedene Aspekte des Themas abzudecken und sowohl allgemeine als auch spezifische Aspekte abzudecken.
• Interaktive Elemente: Ergänzen Sie offene Fragen durch interaktive Elemente wie Umfragen, Abstimmungen oder Diskussionsanregungen, um die aktive Teilnahme zu fördern. 
  
  

Bevor Sie loslegen

Wie oben ausgelegt, bieten AMA-Sitzungen eine Vielzahl an Vorteilen für Organisator:innen ebenso wie Teilnehmende. Während Plattform, Einladung und Agenda alles wichtige Details sind, steht im Kern der Austausch zwischen Führungsebene und Stakeholdern. Grundlage für einen Dialog ist also die ehrliche und offene Beantwortung der aufkommenden Fragen. In der heutigen Zeit, in der Transparenz und Kommunikation von großer Bedeutung sind, bietet die AMA-Sitzung eine großartige Möglichkeit, um wertvolle Einblicke zu gewinnen und Ihre Community zu stärken. 

Neben AMAs schreiben wir auch über virtuelle Workshops, online Konferenzen, Townhalls und mehr.