Event Management Software: 7 Deutsche Anbieter im Vergleich

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Event Planning

Du planst ein Event, sei es eine Konferenz, eine Party oder vielleicht sogar ein Musikfestival? Dann weißt Du sicherlich, wie viel Aufwand und Detailarbeit hinter einer erfolgreichen Veranstaltung steckt. Glücklicherweise gibt es heutzutage hilfreiche Werkzeuge, um diese Arbeit zu erleichtern: Event Management Software.

Diese intelligenten Systeme können nahezu alles - von der Gästeregistrierung über den Ticketverkauf bis hin zur Planung von Räumlichkeiten und Logistik - automatisieren und effizienter gestalten. Doch welche Event Plattform passt am besten zu Deinen Bedürfnissen? Um diese Frage zu beantworten, stellen wir Dir in diesem Artikel sieben deutsche Anbieter von Event Management Software vor und vergleichen ihre Leistungen, Funktionen und Preise.

Unser Ziel ist es, Dich bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen und Dir einen Überblick über die verschiedenen Optionen zu geben. Denn ob großes oder kleines Event, Corporate oder Non-Profit - eine gut ausgewählte Event Management Software kann den Unterschied ausmachen. Begleite uns also auf dieser spannenden Reise in die Welt der digitalen Eventplanung und finde heraus, welcher Anbieter am besten zu Dir passt. Los geht's!

Die beste Event-Management Software Deutschlands im Vergleich

1. Veertly: Kombiniere Event-Management und Event-Plattform

Webseite: www.veertly.com

Preise: Kostenlos bis 20 TeilnehmerInnen

Funktionen: Event Plattform, Video Streaming, Q&A, Networking, Einbinden von zahlreichen Event-Management Tools

Mit Veertly kannst du nicht nur dein online-Event durchführen, sondern auch jegliche Event-Management Tools mithilfe der API anbinden. Dadurch kannst du deinen TeilnehmerInnen eine nahtlose Erfahrung zwischen Registrierung, Bezahlung, und Event-Programm bieten, und den Content deines online-Events genau auf bestimmte Teilnehmergruppen zuschneiden.

Unser Team kann dich zusätzlich bei der Planung deines Events unterstützen und während des Events als technischer Support bereitstehen. So läuft selbst bei Events mit über 1.000 oder 10.000 TeilnehmerInnen alles wie am Schnürchen.

Buche gerne ein kostenlose Beratung mit unseren Event Experten.

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2. EventMobi: Interaktive Event-Erlebnisse gestalten

Webseite: https://www.eventmobi.com/de/

Funktionen: Event-App, Live-Polling, Networking-Tools, personalisierte Agenda, Sponsorendarstellung

Preise: ab 3.500€

EventMobi ist bekannt für seine benutzerfreundliche, voll anpassbare Event-App. Sie bietet Funktionen wie Live-Polling, Networking-Tools und personalisierte Agenda, die eine interaktive Erfahrung für Teilnehmer ermöglichen. Ein Alleinstellungsmerkmal von EventMobi ist ihre umfassende Eventtechnologie-Plattform, die Event-Apps, Registrierung, Live-Polling, Networking und vieles mehr kombiniert.

3. pretix: Das Ticketing Tool aus Erlangen

Webseite: https://pretix.eu/about/de/

Funktionen: Ticketverkauf und -management, Veranstaltungsmanagement, Vor-Ort-Check-in, Barcodescanning

Preise: Kostenlos bis 2.500 Tickets/Jahr

pretix ist eine robuste Lösung für Ticketverkauf und -management. Die Plattform bietet Veranstaltungsmanagement, Vor-Ort-Check-in und Barcodescanning. Pretix zeichnet sich durch seine flexible und anpassbare Ticketing-Lösung aus, die sowohl für große als auch für kleine Veranstaltungen geeignet ist und auf Open-Source-Technologie basiert, die größtmögliche Anpassungsfähigkeit ermöglicht.

4. Sweap: Müheloses Gästemanagement von der Einladung bis zum Check-in

Webseite: https://sweap.io/de

Funktionen: Einladungsmanagement, Gästelistenmanagement, Check-in per App, Event-Webseiten

Preise: nicht angegeben

Sweap, ehemals MATE, bietet ein intelligentes Einladungs- und Gästelistenmanagement, mit Check-in per App und Event-Webseiten. Sweap's Alleinstellungsmerkmal ist ihr Fokus auf ein nahtloses und professionelles Gästemanagement, von der Einladung bis zum Check-in.

5. Evenito: All-in-One-Lösung für intuitive Event-Planung und -Management

Webseite: https://www.evenito.com/de/

Funktionen: Event-Website-Erstellung, E-Mail-Kommunikation, Teilnehmermanagement, Ticketing, Veranstaltungs-App

Preise: Ab 1.090€

Evenito bietet eine All-in-One-Lösung für Event-Planung und -Management. Ihre Plattform ermöglicht es Veranstaltern, eigene Event-Websites zu erstellen, E-Mail-Kommunikation zu verwalten, Teilnehmer zu managen und Tickets zu verkaufen. Ein besonderes Merkmal von Evenito ist ihre intuitiv gestaltete Benutzeroberfläche und die Fähigkeit, verschiedene Aspekte des Event-Managements auf einer einzigen Plattform zu vereinen.

6. LineUpr: Erstelle kosteneffizient und einfach deine eigene Event-App

Webseite: https://lineupr.com/de/

Funktionen: Event-App-Erstellung, Umfragen, Interaktive Karten, Networking-Tools

Preise: ab 99€/Event

LineUpr ermöglicht es Nutzern, ihre eigene Event-App zu erstellen, mit Funktionen wie Umfragen, interaktiven Karten und Networking-Tools. LineUpr's Alleinstellungsmerkmal ist ihre kostengünstige und einfache Lösung für die Erstellung von Event-Apps, die für Veranstaltungen jeder Größe geeignet ist.

Online Veranstaltungen effizient planen

Eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung zu planen, kann eine herausfordernde und komplexe Aufgabe sein. Von der Ideenfindung des Events bis zur Nachbereitung gibt es viele Aspekte, die berücksichtigt werden müssen. Doch keine Sorge, mit den richtigen Strategien und Werkzeugen kann die Planung Ihrer Veranstaltung effizient und stressfrei ablaufen. Folgend ist eine Schritt für Schritt Anleitung, wie Sie eine Veranstaltung effizient planen können, um ein unvergessliches Erlebnis für Ihre Teilnehmer:innen zu schaffen.

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Online Veranstaltungsziele

Bevor Sie mit der Planung beginnen, sollten Sie sich über die Ziele Ihrer Veranstaltung im Klaren sein. Möchten Sie Ihr Netzwerk erweitern, ein neues Produkt vorstellen oder einfach ein unterhaltsames Event organisieren? Die Festlegung der Ziele hilft Ihnen, den Rahmen und die Richtung Ihrer Veranstaltung zu bestimmen und die Planung effektiver zu gestalten.

Schritt 2: Erstellen Sie einen Zeitplan

Ein gut durchdachter Zeitplan ist der Schlüssel zur effizienten Planung Ihrer Veranstaltung. Legen Sie frühzeitig ein Datum und einen Zeitrahmen für Ihre Veranstaltung fest. Erstellen Sie anschließend eine Liste mit Aufgaben und Meilensteinen, die bis zum Veranstaltungstag abgeschlossen sein müssen. Ordnen Sie jeder Aufgabe einen Verantwortlichen und einen Fertigstellungstermin zu, um den Fortschritt im Auge zu behalten. Bei größeren und komplexeren Events, ist es nützlich zusätzlich den kritischen Pfad inklusive den Abhängigkeiten des Projekts zu skizzieren.

Schritt 3: Budgetierung

Die Erstellung eines detaillierten Budgets ist entscheidend für die effiziente Planung Ihrer Veranstaltung. Berücksichtigen Sie alle Kosten, die im Zusammenhang mit der Veranstaltung anfallen, wie z.B. Miete für den Veranstaltungsort, Catering, Marketing, Technik und Personal. Behalten Sie Ihr Budget während der gesamten Planungsphase im Auge, um sicherzustellen, dass Sie keine unerwarteten Ausgaben für Sie oder Ihre Kunden übersehen.

Schritt 4: Auswahl des Veranstaltungsorts

Die Wahl des richtigen Veranstaltungsorts bzw. der besten virtuellen Event App für Ihre Bedürfnisse hat einen großen Einfluss auf den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Location Faktoren wie Lage, Größe, Verfügbarkeit von Parkplätzen, technische Ausstattung und Catering-Optionen. Seien Sie hierbei gerne kreativ und überraschen Sie Ihre Teilnehmende. Bei Online Event Software sollten Sie die Funktionalitäten, die Referenzen, die Skalierbarkeit, die Benutzerfreundlichkeit sowie die Datensicherheit der Event-Plattformen genauer anschauen.

Schritt 5: Planen Sie ansprechende Inhalte und Aktivitäten

Inhalte und Aktivitäten sind das Herzstück Ihrer Veranstaltung. Achten Sie darauf, dass Ihre Event Agenda informativ, unterhaltsam und ansprechend ist, um die Teilnehmenden bei Laune zu halten. Planen Sie je nach Eventdauer genügend Pausen und Networking-Möglichkeiten ein, um den Teilnehmer:innen Zeit zum Austausch und zur Erholung zu geben. Bei Konferenzen kann es helfen bekannte Persönlichkeiten als Keynote Speaker oder als Panelist:in zu engagieren, um Interessierte an der Teilnahme der Veranstaltung zu überzeugen.

Schritt 6: Koordination von Partnern und Dienstleistern

Eine gute Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten, wie z.B. Sponsoren, Referenten, Dienstleistern und Mitarbeitern, sind entscheidend für den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Halten Sie alle auf dem Laufenden und stellen Sie sicher, dass jeder seine Rolle und Verantwortlichkeiten kennt. Bei zahlreichen Beteiligten, ist es ratsam eine Stakeholder Map zu erstellen

Schritt 7: Werbung und Marketing

Effektives Marketing ist entscheidend, um das Interesse an Ihrer Veranstaltung zu wecken und Teilnehmer anzuziehen. Entwickeln Sie eine Marketingstrategie, die Social Media, E-Mail-Kampagnen, Flyer, Online-Eventplattformen und gegebenenfalls lokale Medien einschließt. Beginnen Sie frühzeitig mit der Bewerbung, um genügend Zeit für die Verbreitung Ihrer Botschaft zu haben.

Schritt 8: Evaluieren Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung

Nach der Veranstaltung ist es wichtig, den Erfolg zu messen und wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Veranstaltungen zu gewinnen. Sammeln Sie Feedback von Teilnehmenden, Referent:innen und Partnern, um Stärken und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Nutzen Sie die Möglichkeiten Ihrer Event Software und analysieren Sie auch quantitative Daten, wie Teilnehmerzahlen, NPS, Engagement-Metriken und generierte Umsätze, um Ihre Ziele und Erwartungen zu überprüfen.

Wie kann Event Event Management Software dabei unterstützen?

Online Event Management Software ist ein unverzichtbares Werkzeug für Eventmanager:innen bei der Planung von großen und komplexen Veranstaltungen, um den Überblick nicht zu verlieren und effizient zu arbeiten.

Zentralisierung und Organisation der Eventplanung

Event Management Tools erleichtern die Organisation Ihrer Veranstaltung, indem sie alle relevanten Informationen und Prozesse an einem zentralen Ort bündelt. Dazu zählen z.B. der Zeitplan, die Stakeholder, die Aufgaben und viele weitere Informationen. Dies ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team, auf alle Daten zuzugreifen und gleichzeitig an der Planung zu arbeiten, was die Zusammenarbeit und Effizienz verbessert.

Automatisierung von Routineaufgaben

Eine der größten Stärken von Event Management Software ist die Automatisierung von Routineaufgaben, wie beispielsweise das Versenden von Einladungen, Bestätigungen und Erinnerungen. Dies spart Zeit und reduziert das Risiko von Fehlern, sodass Sie sich auf wichtigere Aspekte Ihrer Veranstaltung konzentrieren können. Zudem können Sie mit Tools wie Zapier, Daten aus verschiedenen Quellen miteinander verknüpfen, beispielsweise das die Daten aus Ihrem Ticketing-System automatisch in die Online Event Plattform gespielt werden oder die Event App mit Ihrem CRM verknüpft ist.

Einfache Erstellung von Event-Webseiten und Registrierungsformularen

Event Management Software wie Veertly ermöglicht es Ihnen, ohne technische Vorkenntnisse ansprechende Event-Webseiten und Registrierungsformulare zu erstellen und individuell zu gestalten. Dies vereinfacht den Anmeldeprozess für Ihre Teilnehmer:innen und verbessert das Gesamtbild Ihrer Veranstaltung.

Teilnehmermanagement und Kommunikation

Eine gute Event Management Software bietet Ihnen Funktionen für das Teilnehmermanagement, wie beispielsweise die Verwaltung von Anmeldungen, Wartelisten, und Stornierungen. Sie erleichtert auch die Kommunikation mit den Teilnehmern durch integrierte E-Mail- und Messaging-Tools, die es Ihnen ermöglichen, gezielt und effizient Informationen zu teilen und auf Anfragen zu reagieren. Auch die Zugangskontrolle von digitalen Veranstaltungen kann mit der Event Software gesteuert werden.

Zahlungsabwicklung und Buchhaltung

Manche Event Management Tools können auch bei der Zahlungsabwicklung und Buchhaltung unterstützen. Sie können verschiedene Zahlungsmethoden anbieten, automatische Rechnungen erstellen und Finanzberichte generieren, um den Überblick über die finanzielle Performance Ihrer Veranstaltung zu behalten.

Berichterstattung und Analyse

Software für Event Management bietet Ihnen wertvolle Einblicke in die Performance Ihrer Veranstaltung durch Berichte und Analysen. Sie können Teilnehmerzahlen, Umsätze, Engagement-Metriken und vieles mehr überprüfen, um Ihre Veranstaltung zu optimieren und zukünftige Events zu verbessern.

Integration in bestehende Systeme

Viele Event Management Software-Lösungen lassen sich in bestehende Systeme integrieren, wie beispielsweise CRM- oder Marketing-Automation-Tools. Dies erleichtert die Synchronisation von Daten und ermöglicht eine noch effizientere Planung und Durchführung Ihrer Veranstaltungen.

Fazit

Event Management Software hat das Potenzial, die Planung und Durchführung von Veranstaltungen wie virtuellen Konferenzen, Messen und Online Workshops grundlegend zu vereinfachen und zu verbessern. Durch die Automatisierung von Prozessen, zentrale Organisation, effiziente Kommunikation und umfassende Analysemöglichkeiten können Veranstalter:innen ihre Events erfolgreicher und effizienter gestalten. Die richtige Event Management Software ermöglicht es Ihnen, den Überblick über alle Aspekte Ihrer Veranstaltung zu behalten und stellt sicher, dass alle Stakeholder gut informiert und auf dem Laufenden sind. Insgesamt ist die Investition in eine leistungsstarke Event Management Software wie Veertly eine kluge Entscheidung, die Ihnen dabei hilft, beeindruckende und erfolgreiche Veranstaltungen zu organisieren und gleichzeitig Zeit und Ressourcen zu sparen.

Foto von Eric Rothermel auf Unsplash