Die besten Apps für Online Events

Es eine Vielzahl von Apps und Tools, die Veranstalter:innen helfen, ihre Online Events zu planen und durchzuführen. In diesem Artikel stellen wir Ihnen verschiedene Arten von digitalen Event Apps, deren Funktionen sowie die in unseren Augen besten Anbieter von Online Event Apps vor. Im Anschluss lernen Sie noch die Vor- und Nachteile von speziellen Mobile Apps für Veranstaltungen kennen.

Was sind Online Event Apps?

Egal ob physische oder virtuelle Events, die Planung, Durchführung und Auswertung von Veranstaltungen ist meistens sehr zeitaufwändig. Da auch die Digitalisierung vor der Veranstaltungsbranche keinen Halt gemacht hat, gibt es glücklicherweise viele Apps und Tools welche die Arbeit von Veranstalter:innen erleichtert. Hier sind einige der häufigsten Arten von Veranstaltungs-Apps. Dabei vereinen einige Anbieter, wie u.a. auch Veertly mehrere dieser Apps in einer All-in-One Veranstaltungsplattform.

Die wichtigsten Funktionen von Online Event Apps 

In diesem Abschnitt fokussieren wir uns auf die Funktionen von All-in-One Apps zur Durchführung von Online Veranstaltungen. Die Features die Sie benötigen, hängt logischerweise stark von Ihren Zielen für Ihr Event ab. Sofern Sie bereits Ideen für Ihr Online Event haben, stellen wir hier einige der wichtigsten Funktionen, die Online-Event-Apps bieten, sind:

1. Video- und Audio-Streaming

Online-Event-Apps ermöglichen es den Teilnehmer:innen, an Live-Streaming-Events teilzunehmen und Live-Präsentationen und Vorträge von Expertinnen und Experten sowie weiteren Referenten anzuschauen. Die Apps bieten auch die Möglichkeit, Audio- und Videodateien aufzuzeichnen und sie später On-Demand anschauen.

2. Interaktive Funktionen

Interaktivität ist ein wichtiger Bestandteil jeder Veranstaltung, und Online-Event-Apps bieten viele Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass die Teilnehmende engagiert und interaktiv sind. Insbesondere am PC bieten sich den Teilnehmer:innen zahlreiche Ablenkungsmöglichkeiten, sodass es umso wichtiger ist diese aktiv in das Eventgeschehen einzubeziehen. Neben simplen Chat und Umfrage-Optionen bieten manche Plattformen auch die Möglichkeit während eines Workshops kollaborativ an einem digitalen Whiteboard zu arbeiten oder eine virtuelle 3D Welt zu erkunden. Auch die interaktive Möglichkeit des bilateralen Austausches durch Networking-Funktionen sind sehr beliebt und bieten den Gästen einen Mehrwert.

3. Registrierung und Ticketing

Online-Event-Apps bieten den Veranstaltern auch die Möglichkeit, Registrierungsformulare und Ticketing-Funktionen zu integrieren, um die Teilnahme an der Veranstaltung zu erleichtern. Die Teilnehmer:innen können bequem Tickets kaufen und sich für die Veranstaltung oder gar einzelne Sessions registrieren, ohne dass sie physisch anwesend sein müssen. 

4. Analytics und Reporting

Detaillierte Analyse- und Reporting-Funktionen gehören mittlerweile zum Standard-Repertoire einer soliden Online-Event-App, um Veranstaltern zu helfen, den Erfolg ihrer Veranstaltung zu messen. Zudem lassen sich aus den Daten der Vergangenheit relevante Learnings für folgende Veranstaltungen ableiten. Die Apps bieten Einblicke in die Teilnehmerzahl, die Interaktionen der Teilnehmenden, die Beliebtheit von Inhalten und vieles mehr.

Die besten Online Event Apps

Die Covid-19-Pandemie hat die Veranstaltungsbranche dazu gezwungen, auf virtuelle Veranstaltungen umzusteigen. Damit hat sich auch die Art und Weise verändert, wie Veranstaltungen geplant, organisiert und durchgeführt werden. Event-Apps haben sich als ein unverzichtbares Tool für die Planung und Durchführung von Online-Events erwiesen und Anbieter haben in den letzten Monaten mit zahlreichen Innovationen die Organisatoren und Gäste begeistert. Hier sind einige der besten Online Event Apps, die es derzeit auf dem Markt gibt.

1. Veertly

Veertly ist eine All-in-One-Plattform für die Organisation von virtuellen Veranstaltungen. Die App bezeichnet sich als Schweizer Taschenmesser für Online Events und zeichnet sich durch seine Flexibilität aus verschiedenste Anwendungsfälle (u.a. Konferenzen, Messen, Workshops, Townhalls) abdecken zu können, sowie die Möglichkeiten die Plattform zu personalisieren und hinsichtlich des Brandings und der Corporate Identity vollständig an die eigene Marke anzupassen. Veertly ist einfach zu bedienen und ermöglicht es Veranstaltern, ihre Events schnell und einfach zu erstellen. Auch für Teilnehmende ist die Plattform intuitiv zu nutzen.Darüber hinaus schätzen die Kunden von Veertly, dass die Server in der EU (überwiegend Deutschland) stehen und ihre Anforderungen hinsichtlich Datenschutz von der Plattform erfüllt werden.

2. Hopin

Hopin ist ein Anbieter, der von A bis Z alles abdeckt. Vom Ticketing und Badges für physische Events, über Streaming und Event Marketing bis hin zum Video Hosting bietet Hopn Lösungen. Hopin ist in der Lage, Veranstaltungen mit Tausenden von Teilnehmern zu unterstützen und bietet eine Reihe von Funktionen, die es Veranstaltern ermöglichen, ihre Veranstaltungen effektiv zu planen und durchzuführen. Die Plattform ermöglicht auch viele benutzerdefinierte Einstellungen, um das Event an Ihre eigenen Bedürfnisse anzupassen.

3. Airmeet

Airmeet bezeichnet sich selbst als die "weltweit erste Event Experience Cloud (EXC)", die Menschen dabei hilft, von überall aus zusammenzukommen. Die Veranstaltungs-App ermöglicht ihren Kunden eindrückliche Event-Erlebnisse und wertvolle "Connections" unter den Teilnehmenden. Dabei setzt Airmeet auf ein sehr visuelles User Interface, wo man sich mit dem eigenen Avatar bewegen kann. Neben Streaming-Studio Funktionalitäten bietet Airmeet auch detaillierte Auswertungen und Insights zu den durchgeführten Events. 

4. Talque

Talque ist eine Event-App, neben Online Events auch hybride sowie rein physische Events unterstützt. Die Plattform wurde speziell für die Organisation von Business-Events entwickelt und bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter Networking-Tools, eine interaktive Agenda sowie die Integration von Kalendern, und virtuelle Aussteller-Stände. Die Haupt-Event-Arten für welche die Talque Plattform entwickelt wurde sind Konferenzen, Messen und Festivals.

5. Cvent

Cvent ist ein seit vielen Jahren etablierter Anbieter von umfassenden Event-Management-Lösungen und Apps für physische, hybride und virtuelle Veranstaltungsformate. Der Fokus liegt dabei auf Messen und Konferenzen. Neben der Eventplattform mit zahlreichen Funktionen wie beispielsweise der Möglichkeit virtuelle Event Layouts zu erstellen und Lead Capturing Möglichkeiten bietet Cvent auch Lösungen für Eventmarketing sowie für Hotels und Veranstaltungsorte, also die gesamte MICE Branche.

Die Wahl der richtigen Online Event App hängt von den Bedürfnissen und Zielen Ihrer Veranstaltung ab. Jede der hier genannten Apps bietet eine Fülle von Funktionen, die Veranstaltern dabei helfen können, ihre Veranstaltungen erfolgreich zu planen und durchzuführen.

Die Vor- und Nachteile von Mobile Event Apps

Neben den offensichtlichen Vorteilen von virtuellen Veranstaltungsplattformen, wurden im Zuge des Aufkommens hybrider Veranstaltungen auch die Mobile Event Apps immer beliebter. Wir haben uns genauer angeschaut was Vor- aber auch Nachteile von diesen mobilen Applikationen sind.

Vorteile von Mobile Event Apps:

1. Zugänglichkeit: Mit einer mobilen Event App können Teilnehmer auf alle relevanten Informationen und Ressourcen mit wenigen Klicks zugreifen, die sie für die Teilnahme an der Veranstaltung benötigen, unabhängig von ihrem Standort oder der Zeit.

2. Personalisierung: Mobile Event Apps ermöglichen es Veranstaltern, personalisierte Event-Erlebnisse für Teilnehmende zu schaffen, indem sie personalisierte Agendas, Empfehlungen und Benachrichtigungen basierend auf den individuellen Interessen und Präferenzen der Teilnehmer bereitstellen.

3. Interaktivität: Eine Mobile Event App kann die Interaktivität bei Veranstaltungen vereinfachen, indem sie Funktionen wie Umfragen, Fragen und Antworten, Live-Abstimmungen und soziale Netzwerke bereitstellt. Dadurch können Teilnehmer aktiv am Event teilnehmen und sich mit anderen Teilnehmern vernetzen.

4. Effizienz: Durch die Bereitstellung von Echtzeit-Updates, Push-Benachrichtigungen und Ressourcen können Mobile Event Apps den organisatorischen Aufwand reduzieren und die Effizienz von Veranstaltungen steigern.

Nachteile von Mobile Event Apps:

1. Zugänglichkeit: Was für manche Personen als Vorteil gilt, ist für Andere wiederum ein Nachteil. Der Fakt, dass man noch eine weitere App auf dem mobilen Endgerät installieren muss, nur um an einem Online Event teilzunehmen stellt für manche Teilnehmende eine große Hürde dar. Stattdessen würden sie es bevorzugen mittels einer mobil-optimierten Webseite an der virtuellen Veranstaltung teilzunehmen. Zudem kann es sein, dass Unternehmen es ihren Mitarbeitenden verbieten bestimmte Apps auf Firmengeräten zu installieren.

2. Kosten: Die Erstellung und Pflege einer mobilen Event App kann mit hohem Aufwand und Kosten verbunden sein, insbesondere wenn sie individuell entwickelt wird bzw, neben der Online Plattform separat gemanagt werden muss.

3. Technische Probleme: Wenn die App nicht gut entwickelt oder getestet ist, können technische Probleme und Fehler auftreten, die das Benutzererlebnis beeinträchtigen und zu Frustrationen führen können.

4. Datenschutz- und Sicherheitsbedenken: Mobile Event Apps können auch Sicherheits- und Datenschutzbedenken aufwerfen, da sie teilweise sensible Daten wie persönliche Informationen, Kreditkartendaten und andere vertrauliche Informationen speichern. Da jede App für jedes Betriebssystem eigens entwickelt und getestet werden muss, kann es häufiger zu Fehlern kommen als wenn man nur eine Plattform für alle Endgeräte entwickelt.

5. Abhängigkeit von mobilen Geräten: Mobile Event Apps sind nur für diejenigen zugänglich, die ein mobiles Gerät besitzen, was bedeutet, dass einige Teilnehmer ausgeschlossen sein können, wenn sie kein Smartphone oder Tablet besitzen, sofern es keine Browser-basierte Variante gibt.

Mobile Event Apps bieten viele Vorteile für Veranstaltungsplaner und Teilnehmer, aber es gibt auch Nachteile, die berücksichtigt werden müssen. Es ist wichtig, eine sorgfältige Abwägung zwischen den Vor- und Nachteilen vorzunehmen, um zu entscheiden ob die Online Eventplattform eine Mobile App anbieten muss oder ob man eine Browser-basierte Lösung optimiert für mobile Endgeräte bevorzugt.

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