Moderatoren für Virtuelle Events: Auswahl und Kosten

Stell dir vor, du bist Eventmanagerin und steckst mitten in den Vorbereitungen für das nächste große virtuelle Event. Die Liste deiner Aufgaben ist lang und du stellst dir die Frage, ob du eine ModeratorIn benötigst.

Ist das eine sinnvolle Investition? Welche Herausforderungen könnten dadurch gelöst werden?

Dieser Artikel hilft dir, genau diese Fragen zu beantworten und die besten Entscheidungen für dein Event zu treffen.

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Wann macht eine ModeratorIn überhaupt Sinn?

In der virtuellen Welt der Events ist die Rolle einer ModeratorIn oft entscheidend. Aber unter welchen Umständen ist diese Investition wirklich sinnvoll?

1. Bei größeren Events, bei denen es viele Sprecher und Themen gibt (z.B. virtuelle Konferenzen), ist eine ModeratorIn praktisch unverzichtbar. Sie hält die Veranstaltung im Zeitplan, stellt sicher, dass alle Sprecher ihren Platz einnehmen, und stellt eine kontinuierliche Verbindung zwischen den Sprechern und dem Publikum her.
2. Wenn es sich um ein Event mit einer breiten Palette von Themen handelt, kann eine ModeratorIn dabei helfen, die Inhalte zu verbinden und den roten Faden für die Teilnehmenden beizubehalten.
3. Bei internationalen Veranstaltungen ist eine mehrsprachige ModeratorIn oft sehr hilfreich. Sie kann sicherstellen, dass alle Teilnehmenden, unabhängig von ihrer Muttersprache, das Event in vollem Umfang erleben können.

Trotz dieser Punkte gibt es Situationen, in denen eine ModeratorIn nicht notwendig ist. Bei kleineren, weniger formalen Treffen (z.B. online Workshops oder Webinaren), insbesondere wenn die Teilnehmenden sich gut kennen, kann eine ModeratorIn eher als störend empfunden werden. Ebenso, wenn das Event stark auf Interaktion und Diskussion ausgerichtet ist, kann die Anwesenheit einer ModeratorIn die Teilnehmenden eher hemmen als fördern.

So findest du die richtige ModeratorIn für dein Event

Die Suche nach der richtigen ModeratorIn für dein Event kann eine Herausforderung sein. Hier sind einige Tipps, die dir dabei helfen können:

1. Erfahrung. Achte auf die Erfahrung der ModeratorIn. Sieh dir frühere Aufnahmen an und frage nach Referenzen.
2. Der Stil der ModeratorIn sollte zu dem Event passen. Soll es locker und humorvoll oder eher formell und ernst sein?
3. Technische Fähigkeiten. Stelle sicher, dass die ModeratorIn mit der Technik vertraut ist, die bei deinem Event genutzt wird.
4. Fähigkeit, auf unerwartete Situationen zu reagieren. Frage die ModeratorIn, wie sie mit unerwarteten Situationen umgeht. Ein guter Moderator bleibt auch in schwierigen Situationen ruhig und professionell.

Rechne mit Kosten von 1.000-3.000 Euro

Die Kosten für eine professionelle ModeratorIn können stark variieren und sind oft nur auf Anfrage zu sehen. Wir würden uns mehr Transparenz von Moderatorinnen wünschen, um die Suche einfacher zu machen!

Für ein ganztägiges virtuelles Event solltest du aber mit Kosten zwischen 1.000 und 3.000 Euro rechnen. Je nach Erfahrung und Komplexität können die Kosten jedoch weit höher sein.

Drei Wege, um professionelle ModeratorInnen zu finden

Um professionelle ModeratorInnen zu finden, gibt es drei Ansätze:

1. Moderator- oder Event-Agenturen: Wenn du dir die aufwändige Suche nach einer ModeratorIn ersparen möchtest, macht dieser Ansatz am meisten Sinn. Agenturen haben Zugriff auf ein Netzwerk von ModeratorInnen und vermitteln die richtige KandidatIn an dich. Das erspart Zeit, kommt aber meist mit Zusatzkosten. Denn die Vermittlung ist meistens in die Preise eingerechnet. Eine solche Agentur ist zum Beispiel Moderatorenwerk.
2. Direkte Suche: Wenn dir Kosten wichtiger sind als Zeitaufwand, sprichst du am besten ModeratorInnen direkt an (über deren Webseite, Social Media, oder via Email). Um diese zu finden, greifst du am besten auf Google zurück (z.B. "virtuelle Moderatoren") oder fragst in deinem Netzwerk nach Empfehlungen.
3. Frag uns: Aus unserer Erfahrung mit tausenden von virtuellen Events haben wir ein gutes Netzwerk aus Agenturen und ModeratorInnen. Wir können dir in einem kurzen Gespräch ein paar Tipps auf den Weg geben. 

Lieber selbst moderieren? Beachte diese drei Tipps

Solltest du dich dazu entschließen, das Event selbst zu moderieren, sind hier drei Ratschläge, die dir dabei helfen können:

1. Vorbereitung ist alles. Stelle sicher, dass du das Programm, die Sprecher und die Inhalte genau kennst. Plane den Ablauf des Events im Detail und bereite dich auf mögliche Probleme vor.
2. Technik meistern. Es ist wichtig, dass du dich mit den technischen Aspekten des Events wohlfühlst. Übe im Voraus mit der genutzten Software und sorge dafür, dass du weißt, wie man im Falle von technischen Schwierigkeiten reagiert.
3. Authentizität zählt. Die Rolle der Moderatorin ist es, eine Verbindung zwischen den Sprechern und den Teilnehmenden herzustellen. Sei du selbst und versuche, eine natürliche und angenehme Atmosphäre zu schaffen.

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Fazit

Die Entscheidung, ob du eine Moderatorin für dein virtuelles Event einsetzt, hängt von vielen Faktoren ab, einschließlich der Größe und Komplexität des Events, deinem Budget und deinem Komfortlevel bei der Leitung des Events selbst.

Egal ob du selbst moderierst oder eine professionelle Moderatorin engagierst, die Schlüssel zum Erfolg sind Vorbereitung, Anpassungsfähigkeit und Authentizität.

Der effektive Einsatz einer Moderatorin kann einen erheblichen Einfluss auf den Erfolg deines virtuellen Events haben.