Sind Online Betriebsversammlungen die Zukunft oder gar verboten?

Durch die Sonderregeln während der Covid-19 Pandemie, insbesondere § 129 BetrVG wurde die Betriebsratsarbeit deutlich digitaler: Online Betriebsversammlung auf Event-Plattformen und digitale Betriebsratssitzungen per Videotelefonie wurden zum Standard. Seit 8. April 2023 ist § 129 BetrVG abgelaufen und es gibt es keine Gesetzesgrundlage mehr Betriebsversammlungen und Einigungsstellenverfahren rein virtuell durchzuführen. Aber was ist nun noch erlaubt und was nicht? 

Was ist eine Betriebsversammlung?

Eine Betriebsversammlung ist ein Treffen aller Mitarbeiter:innen eines Betriebes, das normalerweise vom Betriebsrat organisiert und geleitet wird. Betriebsversammlungen dienen der Informationsvermittlung und dem Austausch zwischen der Belegschaft und dem Betriebsrat. In einigen Fällen können auch Geschäftsleitung oder externe Gäste teilnehmen.

Die Themen einer Betriebsversammlung können vielfältig sein, umfassen in der Regel jedoch Berichte des Betriebsrats über seine Tätigkeiten, Informationen über die wirtschaftliche Lage und Zukunft des Unternehmens, Gesundheits- und Sicherheitsfragen am Arbeitsplatz und vieles mehr.

In Deutschland regelt das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) den Ablauf von Betriebsversammlungen, deren Durchführung und die Themen, die dort besprochen werden dürfen oder müssen. Gemäß § 43 BetrVG muss mindestens einmal im Vierteljahr eine Betriebsversammlung stattfinden. Verantwortlich für dieses Gesetz ist das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS).

In den letzten Jahren haben sich auch Online-Betriebsversammlungen als ein wichtiges Werkzeug zur Förderung der Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen etabliert, insbesondere in Anbetracht des Trends zum Homeoffice und dezentralen Unternehmensstrukturen.

Was ist sind die Vorteile einer Online Betriebsversammlung?

Online-Betriebsversammlungen bieten eine Reihe von Vorteilen, die sie zu einer attraktiven Option für viele Unternehmen machen:

1. Zugänglichkeit: Mit Online-Betriebsversammlungen können Mitarbeiter:innen von überall aus teilnehmen, egal ob sie im Büro, zu Hause oder auf Geschäftsreise sind. Dies ist besonders hilfreich für Unternehmen mit mehreren Standorten, wenn es Schichtarbeit gibt oder für diejenigen, die Remote-Arbeit unterstützen.
2. Flexibilität: Online-Betriebsversammlungen können zu einem beliebigen Zeitpunkt durchgeführt werden, was den Teilnehmer:innen mehr Flexibilität bietet. Sie können sich zu einer für sie günstigen Zeit einloggen und müssen nicht physisch an einem bestimmten Ort sein.
   
3. Kosteneffizienz: Durch die Durchführung von Betriebsversammlungen online können Unternehmen erhebliche Kosten einsparen, die normalerweise mit Reisekosten, Verpflegung und der Anmietung von Veranstaltungsorten verbunden sind.
   
4. Umweltfreundlichkeit: Online-Betriebsversammlungen reduzieren den Bedarf an Reisen, was zu einer Verringerung des CO2-Fußabdrucks des Unternehmens führt. Dies kann einen signifikanten Beitrag zur Einhaltung der Nachhaltigkeitsziele des Unternehmens beitragen.
   
5. Interaktivität und Engagement: Moderne Online-Meeting-Tools wie Veertly bieten interaktive Funktionen wie Live-Umfragen, Chats und Q&A-Sitzungen, die das Engagement der Teilnehmer:innen erhöhen und eine direktere Kommunikation ermöglichen. Dabei wurde von zahlreichen Betriebsräten festgestellt, dass digital deutlich mehr Fragen gestellt werden, als bei einer analogen Betriebsversammlung bzw. Townhall Meeting.
   
6. Dokumentation: Online-Betriebsversammlungen können theoretisch (sofern es die Gesetzesgrundlage erlaubt) leicht aufgezeichnet und archiviert werden, was eine spätere Überprüfung ermöglicht. Dies ist nützlich für diejenigen, die nicht teilnehmen konnten oder die Informationen erneut überprüfen möchten. Mittels künstlicher Intelligenz können zudem eine Zusammenfassung bzw. Protokoll sowie die nächsten Schritte automatisch festgehalten werden.
   

Trotz dieser Vorteile ist es wichtig, sicherzustellen, dass die App, die für die Durchführung der Online-Betriebsversammlung verwendet wird, sicher und benutzerfreundlich ist und den rechtlichen Anforderungen entspricht. Dank der Möglichkeit einer strikten Zugangskontrolle zum Event sowie der Option Abstimmungen und Fragerunden zu ermöglichen, ist Veertly die ideale Plattform 'made in Europe' um Betriebsversammlungen und Betriebsratssitzungen durchzuführen. Sie können Veertly jederzeit kostenlos testen.

Sind Online Betriebsversammlungen noch erlaubt?

Was steht im Betriebsverfassungsgesetz § 129 Sonderregelungen aus Anlass der COVID-19-Pandemie

(1) Versammlungen nach den §§ 42, 53 und 71 können bis zum Ablauf des 7. April 2023 auch mittels audiovisueller Einrichtungen durchgeführt werden, wenn sichergestellt ist, dass nur teilnahmeberechtigte Personen Kenntnis von dem Inhalt der Versammlung nehmen können. Eine Aufzeichnung ist unzulässig.

(2) Die Teilnahme an Sitzungen der Einigungsstelle sowie die Beschlussfassung können bis zum Ablauf des 7. April 2023 auch mittels einer Video- und Telefonkonferenz erfolgen, wenn sichergestellt ist, dass Dritte vom Inhalt der Sitzung keine Kenntnis nehmen können. Eine Aufzeichnung ist unzulässig. Die Teilnehmer, die mittels Video- und Telefonkonferenz teilnehmen, bestätigen ihre Anwesenheit gegenüber dem Vorsitzenden der Einigungsstelle in Textform.

Welche betrieblichen Veranstaltungen können weiterhin virtuell durchgeführt werden?

Mit dem Wegfall der Sonderregelung § 129 BetrVG sind Betriebsratssitzungen (inkl. Gesamtbetriebsrat, Konzernbetriebsrat, Jugend- und Auszubildendenvertretung, Workshops des Betriebsrates) virtuell und hybrid erlaubt und auch bestimmte Sitzungen des Wahlvorstands.

Versammlungen im Betrieb und Einigungsstellenverfahren auf digitalem Wege sind hingegen de jure nicht mehr rechtsgültig möglich. Die Kritik von Arbeitsrechtsexpert:innen und zahlreichen Betriebsbeteiligten nimmt an der Einschränkung Betriebsversammlungen Online durchzuführen nimmt zu, insbesondere angesichts der jüngsten Rechtsänderungen, die (Sport-)Vereinen die Durchführung virtueller und hybrider Mitgliederversammlungen erlauben (gemäß § 32 Abs. 2 BGB).

Die Digitalisierung ist neben der Nachhaltigkeit eines der Zukunftsthemen in Deutschland. Um den Anschluss nicht zu verpassen, können sich Unternehmen und Betriebsräte bei diesem Thema nicht erlauben zwei Schritte rückwärts zu gehen. Es gibt jedoch Möglichkeiten, von denen zahlreiche Firmen Gebrauch machen, ihre Betriebsversammlungen weiterhin hybrid, sprich analog und virtuell anbieten.

Tipp für Betriebsräte: Thematisieren Sie die Rechtsänderung gegenüber ihren Ansprechpartnern in der Geschäftsführung oder Personalabteilung pro-aktiv. Stimmen Sie sich auch mit der Rechtsabteilung ab, ob auch in Ihrem Unternehmen eine hybride Betriebsversammlung ermöglicht werden kann.

Deckt Veertly die Anforderungen ab, eine Betriebsversammlungen digital durchzuführen?

Lasst uns die Anforderungen Schritt für Schritt anschauen:

• Nur teilnahmeberechtigte Personen dürfen Kenntnis von dem Inhalt der Versammlung nehmen
  ✅ Erfüllt: Die Veertly Plattform bietet die Möglichkeit mittels einer Gästeliste im Vorfeld genau festzulegen welche Person an der Online oder Hybrid-Veranstaltung teilnehmen darf. Diese Personen erhalten einen personalisierten Zugangslink oder dürfen nur nach verifizierung Ihrer Email Adresse am Event z.B. der digitalen Betriebsratssitzung teilnehmen. Zudem gibt es die Möglichkeit allen Personen mit einer bestimmten Email URL (z.B. @veertly.com) Zugang zu geben. 
• Eine Aufzeichnung ist unzulässig
  ✅ Erfüllt: Die Veertly Event Software zeichnet in den Standardeinstellungen nichts auf. Weder der Livestream noch die Videocalls werden per Default aufgezeichnet. Es kann jedoch eingestellt werden, dass die Veranstaltung aufgezeichnet wird. In diesem Fall wird den Teilnehmenden signalisiert, dass die Videotelefonie-Session aufgezeichnet wird, sodass dies nicht geheim stattfinden kann.
• Die Teilnehmenden bestätigen ihre Anwesenheit gegenüber dem Vorsitzenden der Einigungsstelle in Textform
  ✅ Erfüllt: Die Teilnehmenden können im globalen Chat oder auch in einem privaten Chat in Textform dem Vorsitzenden des Betriebsrates mitteilen, dass sie anwesend sind. 
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Kontaktieren Sie uns gerne jederzeit zur gemeinsamen Ideengenerierung für Ihre Veranstaltung. Zudem zeigen wir Ihnen gerne wie wir anderen Kunden geholfen haben erfolgreiche Online Events durchzuführen. Ausgewählte Beispiele:

• Deutscher BetriebsräteTag - die Konferenz für Betriebsräte in Deutschland
• Betriebsversammlungen der Unternehmensgruppe Nassauische Heimstädte (Naheimst)
• Betriebsversammlung der Kerntechnische Entsorgung Karlsruhe GmbH (KTE)

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