Was ist eine hybride Veranstaltung? Vorteile, Tipps & Beispiele

Hybrid ist ein Begriff, der in vielen Branchen immer wieder auftaucht, von der Automobilindustrie bis hin zur Arbeitswelt. Doch was genau bedeutet "hybrid" eigentlich? Und ist es wirklich so wichtig? 

Tatsächlich gaben in einer kürzlich durchgeführten Studie 50% der befragten Führungskräfte an, dass sie erwarten, alle künftigen Veranstaltungen würden eine virtuelle Dimension haben. Hybride Events sind also keine vorübergehende Modeerscheinung, sondern eine Entwicklung, die bleiben wird.

In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick auf hybride Veranstaltungen, erklären, was sie sind, welche Vor- und Nachteile sie bieten und vor allem, was sie zum Erfolgskonzept macht. 

Was ist eine hybride Veranstaltung?

1. Größere Reichweite

   Wie bereits angeklungen ist einer der größten Vorteile hybrider Veranstaltungsformate die Möglichkeit, ein größeres Publikum zu erreichen. Indem Veranstaltende unterschiedliche Formate anbieten, werden nicht nur physische Teilnehmer:innen erreicht, sondern auch virtuelle Besucher:innen, die sich von überall auf der Welt einwählen können. 
   Das ermöglicht auch Menschen mit Einschränkungen, die aufgrund von Mobilitätsproblemen oder geografischen Barrieren ansonsten nicht an der Veranstaltung teilnehmen könnten, die Teilnahme an der Veranstaltung. Somit tragen hybride Veranstaltungen auch zur Inklusivität bei.

2. Geringere Kosten

   Bei Veranstaltungen wie Konferenzen oder Teamevents liegen die Kosten für Unterkunft, Verpflegung und Reisen oft bei den Veranstalter:innen. Die Beträge belaufen sich dabei schnell auf mehrere Tausende Euros. In hybriden Events fällt ein Teil dieser Kosten weg, da weniger Teilnehmende anreisen. 
   
   Auch die Kosten für die Veranstaltungsorte können reduziert werden, da weniger Platz benötigt wird und nur geringere Raummieten anfällt. Hybride Veranstaltungen können somit kosteneffektiver sein als reine physische Veranstaltungen.

3. Mehr Nachhaltigkeit

   Hybride Veranstaltungen sind nachhaltiger als Präsenzveranstaltungen. Studien zeigen, dass durch den Wechsel von Präsenz- zu hybriden Veranstaltungen zwischen 60-70% der Emissionen eingespart werden können. Der größte Faktor hierbei ist das Reisen, insbesondere für internationale Veranstaltungen, bei denen viele Besucher:innen per Flugzeug anreisen. 
   
   Präsenzveranstaltungen sind außerdem dafür bekannt, eine Vielzahl an Werbematerialien zu verwenden, die am Ende als Abfall landen. Bei einer dreitägigen Veranstaltung mit 1000 Teilnehmenden berechnet sich das auf durchschnittlich 3480 kg Müll. Eine hybride Veranstaltung zu organisieren kann also dazu beitragen, den CO2-Fußabdruck stark zu reduzieren und nachhaltiger zu sein.

Nachteile hybrider Events

Hybride Veranstaltungen haben zwar viele Vorteile, bringen aber auch eine Reihe von Herausforderungen mit sich.

1. Technische Schwierigkeiten

   Da sowohl physische als auch virtuelle Teilnehmende an der Veranstaltung teilnehmen, kann es schnell zu technischen Problemen kommen. Zum Beispiel können Verbindungsprobleme oder Störungen in der Audio- und Videoqualität auftreten, die zu Unterbrechungen und Frustration bei den Teilnehmenden führen und das Erlebnis beeinträchtigen. 
   
   Um technische Schwierigkeiten minimal zu halten, lohnt es sich, die Infrastruktur im Vorhinein eingehend zu prüfen und für den Notfall einen Back-up-Plan zu erstellen.

2. Erlebnis für alle Teilnehmenden optimieren

   Während Präsenz- oder Onlineveranstaltungen nur auf eine Gruppe ausgelegt sind, müssen Hybrid-Events beide Seiten bedienen, und das ist nicht ganz einfach. Die Problematik beginnt schon bei der Berücksichtigung verschiedener Zeitzonen. Wenn Teilnehmende aus verschiedenen Teilen der Welt an der Veranstaltung teilnehmen, kann es schwierig sein, einen geeigneten Zeitplan zu finden, der für alle funktioniert. 
   
   Darüber hinaus ist der Austausch von Informationen und die Interaktion zwischen Besucher:innen erschwert. Die Veranstaltungen müssen sicherstellen, dass Diskussionen, Networking und Co. auf beiden Seiten stattfinden, damit alle Teilnehmenden aktiv beteiligt sind. 

3. Organisatorischer Aufwand

   Die Planung und Durchführung einer hybriden Veranstaltung erfordert in der Regel mehr organisatorischen Aufwand als eine herkömmliche Präsenzveranstaltung. Zusätzliche Technologie und Ausrüstung müssen bereitgestellt werden, um die virtuelle Komponente zu unterstützen, und die Organisation der Veranstaltung kann komplexer sein, da mehrere Standorte und Teams beteiligt sein können.

Beispiele für erfolgreiche hybride Veranstaltungen

BVMW in Berlin und auf Veertly: 

Im März 2021 organisierte der Bundesverband mittelständische Wirtschaft (BVMW) eine hybride Veranstaltung auf der Veertly Plattform. Tausende Teilnehmende aus ganz Deutschland hörten Top-Rednern zu, die hauptsächlich über die Auswirkungen von COVID-19 auf die Wirtschaft, Unternehmen und die Gesellschaft sprachen.  

Deutsche Start-Up Konferenz 2022