Town Hall Meeting Ablauf: Online-Betriebsversammlung die begeistert

In einer Zeit in der 'Purpose' eines Unternehmens bei vielen Mitarbeitenden höchste Priorität hat, wird auch das Thema Kommunikation und Storytelling immer wichtiger. Town Hall Meetings, AMAs (Ask Me Anythings) bzw. All-Hand-Meetings haben eine wichtige Rolle als Kommunikationsmittel übernommen. Ob in großen Konzernen oder mittelständischen Unternehmen, sie ermöglichen es den Führungskräften, wichtige Informationen direkt an ihre Mitarbeiter zu übermitteln, und bieten den Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre Anliegen zu äußern und Fragen zu stellen.

Typischer Ablauf eines Town Hall Meetings

Town Hall Meetings – sie sind mehr als nur ein Trend. Sie sind eine effektive Möglichkeit, den Dialog in Unternehmen zu fördern und den Informationsfluss zu verbessern. Vor allem im digitalen Zeitalter, wo Fernarbeit und hybride Arbeitsmodelle vorherrschen, gewinnen Online-Betriebsversammlungen immer mehr an Bedeutung.

Aber wie kann man sicherstellen, dass diese virtuellen Versammlungen genauso effektiv und engagiert sind wie persönliche Treffen? Hier ist ein detaillierter Ablauf, um Ihre nächste Online-Betriebsversammlung zum Erfolg zu machen.

1. Planung ist das A und O

Bevor das Town Hall Meeting stattfindet, sollte eine ausführliche Planung durchgeführt werden. Dazu gehört:

• die Zielformulierung der Veranstaltung und Ideengenerierung des richtigen Eventformates,
• die Auswahl einer geeigneten Online Event App wie beispielsweise Veertly,
• die Einrichtung der notwendigen Technologie,
• die Festlegung von Datum und Uhrzeit und
• die Kommunikation dieser Informationen an die Mitarbeitenden. 

Bei der Planung sollte man auch die Agenda definieren, die Redner:innen festlegen und mögliche weitere Programmpunkte wie Networking Möglichkeiten vorbereiten.

2. Start mit klarer Botschaft

Beginnen Sie das Meeting mit einer klaren und starken Einleitung. Stellen Sie die Agenda vor, begrüßen Sie die Teilnehmer:innen und setzen Sie den richtigen Ton für das gesamte Meeting. Dabei ist gutes Storytelling wichig, um die volle Aufmerksamkeit der Zuhörerschaft von Beginn an zu erhalten.

3. Informative Präsentation

Der Hauptteil des Meetings sollte eine informative und ansprechende Präsentation sein. Folgende Themen können Sie in Ihrer Betriebsversammlung vorstellen:

• Generelle Unternehmensupdates,
• Neuigkeiten zum Personal (Jubliäum, Beförderungen, etc)
• Rückblick auf das vergangenen Geschäftsjahr und die gefeierten Erfolge aber auch Verbesserungspotenziale,
• Strategische Ausrichtung des Unternehmens,
• Sonstige Neuigkeiten und Pläne

Sorgen Sie dafür, dass die Informationen klar und verständlich präsentiert werden. Nutzen Sie Visualisierungen, um Ihre Botschaft zu unterstützen und das Interesse der Teilnehmer zu wecken. Wichtig: Passen Sie die Sprache der Präsentation an Ihre Audience an. Nutzen Sie möglichst einfache und verständliche Sprachmittel. 

4. Interaktion durch Q&A

Die Einbeziehung einer Fragerunde (Q&A) ist ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Town Hall Meetings. Durch diese Runde haben die Teilnehmer die Möglichkeit, Fragen zu stellen und ihre Anliegen zu äußern. Dies fördert das Engagement und die Teilhabe der Mitarbeiter.

Veertly bietet hierzu eine eigens entwickelte Q&A Funktion an, bei dem Teilnehmende die Möglichkeit haben bereits gestellte Fragen hochzuvoten und Organisatoren die Fragen moderieren können. Zudem kann man bei einem Online Event auch die Teilnehmenden auf die virtuelle Bühne holen, um ihre Fragen persönlich mit Videosignal zu stellen.

5. Zusammenfassung und Ausblick

Zum Abschluss des Meetings ist es sinnvoll, eine Zusammenfassung der behandelten Themen und eine Vorschau auf kommende Ereignisse oder Pläne zu geben. Danken Sie den Teilnehmern für ihre aktive Teilnahme und ermutigen Sie sie, sich auch in Zukunft einzubringen.

Mit der Veertly Event Software können Sie auch das Town Hall Meeting erweitern durch Break-out Räume, um tiefer in bestimmte Themen einzusteigen oder mit dem Angebot, dass sich Mitarbeitende miteinander vernetzen und im networking Bereich austauschen können, um die Updates zu reflekieren. 

6. Nachbereitung und Feedback

Nach dem Meeting sollte es eine sorgfältige Nachbereitung geben. Dokumentieren Sie die Diskussionen, planen Sie Follow-ups und sammeln Sie Feedback, um zukünftige Meetings zu verbessern. Eine Aufzeichnung des Meetings kann auch für diejenigen hilfreich sein, die nicht teilnehmen konnten oder bestimmte Teile erneut ansehen möchten. Auf Veertly, können Sie diese Aufzeichnung den Teilnehmenden problemlos zur Verfügung stellen, sodass diese auch weiterhin die gestellten Fragen in dem Q&A Bereich nachverfolgen können.

Eine gut geplante und durchgeführte Online-Betriebsversammlung kann das Engagement der Mitarbeiter fördern, die Kommunikation verbessern und dazu beitragen, eine starke Unternehmenskultur aufzubauen. Machen Sie Ihr nächstes Town Hall Meeting zum Erfolg!

7. Beispiel-Agenda eines Townhall Meetings

Kreative Ideen für eine Town Hall Veranstaltung mit "WOW Effekt"

Town Hall Meetings sind eine großartige Gelegenheit, die Unternehmenskommunikation zu stärken, das Engagement der Mitarbeiter zu fördern und die Unternehmenskultur zu verbessern. Aber wie kann man aus einem herkömmlichen Meeting ein unvergessliches Erlebnis machen, das alle beeindruckt und inspiriert? Hier sind einige kreative Ideen, um Ihrer nächsten Town Hall Veranstaltung einen WOW Effekt zu verleihen.

1. Inspirierende Gastredner

Die Einladung eines inspirierenden Gastredners kann einen enormen Einfluss auf Ihr Meeting haben. Es könnte ein Branchenexperte, ein Bestsellerautor, ein:e Sportler:in, ein Motivationstrainer oder sogar ein Kunde sein. Ihr einzigartiger Einblick und ihre inspirierende Geschichte können eine frische Perspektive bieten und das Interesse und die Begeisterung der Teilnehmer wecken.

2. Interaktive Elemente

Die Einbeziehung interaktiver Elemente wie Umfragen, Quizfragen oder Spiele kann das Engagement der Mitarbeitenden fördern und die Online Veranstaltung lebendiger machen. Sie können beispielsweise eine Live-Umfrage durchführen, um das Feedback der Mitarbeiter zu bestimmten Themen einzuholen, oder ein Quiz-Spiel veranstalten, um das Wissen der Mitarbeiter auf eine spielerische Weise zu testen.

3. Virtuelle und erweiterte Realität

Die Technologie hat die Art und Weise, wie wir kommunizieren und interagieren, revolutioniert. Durch die Einbeziehung von virtueller Realität (VR) oder erweiterter Realität (AR) in Ihre Präsentation können Sie ein einzigartiges und fesselndes Erlebnis schaffen. Auf der Veertly Plattform könnten Sie beispielsweise eine virtuelle Tour durch ein neues Büro oder einen Produktionsstandort anbieten oder eine AR-Demonstration eines neuen Produkts durchführen.

4. Anerkennungszeremonie

Das Meeting mit einer Auszeichnungszeremonie abzuschließen, bei der herausragende Mitarbeiter für ihre Leistungen geehrt werden, kann sehr motivierend sein. Dies fördert nicht nur die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter, sondern vermittelt auch eine positive und wertschätzende Unternehmenskultur.

5. Kreatives Storytelling

Die Verwendung von Storytelling kann eine effektive Methode sein, um komplexe Informationen zu vermitteln und die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu fesseln. Sie könnten beispielsweise eine Geschichte erzählen, die die Vision des Unternehmens, die Herausforderungen und die erreichten Meilensteine hervorhebt. Wenn Sie Unterstützung bei der Erstellung der Story benötigen, können Sie als Eventmanager auch künstliche Intelligenz nutzen. KI kann auch während der Präsentation genutzt werden, indem beispielsweise Deepfakes gezeigt werden oder künstlich generierte Video abgespielt werden.

Foto von Justin Buisson auf Unsplash