5 Experten-Tipps für's Organisieren von virtuellen Events

Virtuelle Events haben in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen und sind insbesondere während COVID zu einer wichtigen Option für Unternehmen und Organisationen geworden. 

Online Events bieten zahlreiche Vorteile gegenüber herkömmlichen Veranstaltungen, wie z.B. eine höhere Reichweite, niedrigere Kosten und eine höhere Flexibilität in Bezug auf die Veranstaltungsplanung. 

In diesem Artikel werden wir Ihnen zeigen, wie Sie ein virtuelles Event organisieren und welche Schritte Sie dafür beachten müssen.

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1. Planung eines virtuellen Events: An was ist zu denken?

Bevor Sie mit der Planung Ihres virtuellen Events beginnen, sollten Sie einige grundlegende Dinge beachten - dazu gehört vor allem die Frage “Wer soll überhaupt an meinem Event teilnehmen?”.

• Zielgruppenanalyse: Definieren Sie Ihre Zielgruppe und ihre Bedürfnisse. Dies wird Ihnen helfen, das richtige Format und die richtige Plattform für Ihr Event auszuwählen.
• Budgetplanung: Legen Sie ein Budget fest, das Sie für Ihr virtuelles Event verwenden können. Berücksichtigen Sie dabei die Kosten für die Plattform, die technische Ausstattung und die Vermarktung Ihres Events. Eine Vorlage für Google Sheets können Sie hier herunterladen.
• Auswahl der geeigneten Plattform: Es gibt eine Vielzahl von Event-Plattformen, die Sie für Ihr virtuelles Event nutzen können. Achten Sie darauf, dass die Event-App, die Sie auswählen, die benötigten Funktionen bietet und einfach zu bedienen ist. Veertly bietet einen kostengünstigen Einstieg sowie eine einfache Bedienung.

Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie sicherstellen, dass Sie ein virtuelles Event planen, das auf die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe zugeschnitten ist und innerhalb Ihres Budgets liegt. In den nächsten Abschnitten werden wir uns mit den Details der Veranstaltungsplanung beschäftigen.

2. Das richtige Format wählen

Das Format Ihres virtuellen Events hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der Art des Events, der Zielgruppe und dem verfügbaren Budget. Hier sind einige beliebte Formate für virtuelle Events:

• Webinar: Ein Webinar ist eine Online-Präsentation, die meistens als Vortrag oder Workshop konzipiert ist. Webinare sind eine gute Option, um ein spezifisches Thema zu behandeln und eine interaktive Diskussion zu ermöglichen.
• Konferenz: Eine virtuelle Konferenz ist ähnlich wie eine herkömmliche Konferenz, jedoch findet sie online statt. Sie bietet die Möglichkeit, eine größere Anzahl von Rednern und Teilnehmern aus verschiedenen Standorten zusammenzubringen.
• Networking-Event: Ein virtuelles Networking-Event kann in Form von Online-Workshops, Diskussionen oder Roundtables organisiert werden. Sie können die Teilnehmer in kleineren Gruppen zusammenbringen, um Gespräche zu fördern und Beziehungen aufzubauen.
• Hybrid-Event: Ein Hybrid-Event kombiniert ein virtuelles Event mit einer herkömmlichen Veranstaltung. Dies ermöglicht es, eine größere Anzahl von Teilnehmern zu erreichen und die Interaktion zwischen den Teilnehmern und Rednern zu fördern.

Natürlich sind die Grenzen zwischen Formaten nicht klar. Sie können Eigenschaften von mehreren Formaten miteinander kombinieren, um das richtige Event für Ihre Bedürfnisse zu finden.

3. Programmgestaltung: Der wichtigste Schritt für wache Teilnehmer und gute Diskussionen

Die Programmgestaltung Ihres virtuellen Events ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass Ihr Event informativ und ansprechend für die Teilnehmer ist. Hier sind einige wichtige Schritte bei der Programmgestaltung:

1. Inhalte und Redner auswählen: Wählen Sie Inhalte und Redner aus, die für Ihre Zielgruppe relevant und interessant sind. Stellen Sie sicher, dass die Redner gut vorbereitet sind und in der Lage sind, die Teilnehmer zu engagieren.
2. Zeitplan erstellen: Legen Sie einen Zeitplan für Ihr virtuelles Event fest, der genügend Zeit für jede Präsentation oder Diskussion bietet. Achten Sie darauf, dass der Zeitplan realistisch ist und den Teilnehmern ausreichend Zeit für Pausen und Networking bietet.
3. Interaktionsmöglichkeiten schaffen: Bieten Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, Fragen zu stellen, Diskussionen zu führen und an Umfragen teilzunehmen. Dies fördert die Interaktion und das Engagement der Teilnehmer.

Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihr virtuelles Event ein Erfolg wird und für die Teilnehmer informativ und ansprechend ist.

4. Bei hybriden Veranstaltungen oder Streams: Technische Ausstattung beachten

Eine gute technische Ausstattung ist entscheidend für den Erfolg Ihres virtuellen Events. Hier sind einige wichtige Dinge, die Sie berücksichtigen sollten:

• Internetverbindung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Internetverbindung schnell und stabil genug ist, um eine unterbrechungsfreie Übertragung des virtuellen Events zu gewährleisten.
• Kameras und Mikrofone: Verwenden Sie hochwertige Kameras und Mikrofone, um eine gute Video- und Audioqualität zu gewährleisten. Stellen Sie sicher, dass alle Redner und Teilnehmer über eine gute technische Ausstattung verfügen.
• Plattform- und Softwareauswahl: Wählen Sie eine Plattform und Software aus, die einfach zu bedienen ist und die benötigten Funktionen bietet. Achten Sie darauf, dass die Plattform und Software kompatibel sind mit den Geräten, die die Teilnehmer verwenden. Eine gute Option im DACH Raum ist dafür Veertly.
• Technischer Support: Stellen Sie sicher, dass ein technischer Support während des virtuellen Events verfügbar ist, um technische Probleme zu lösen. Bei Veertly steht unser Support Team auf Anfrage während Ihres Events zur Verfügung, um bei technischen Problemen weiterzuhelfen.

5. Ohne Teilnehmer kein Event: So vermarkten Sie Ihre Veranstaltung

Eine effektive Vermarktung und Promotion Ihres virtuellen Events ist entscheidend, um eine hohe Teilnehmerzahl zu erreichen. Hier sind einige wichtige Schritte, die Sie bei der Vermarktung und Promotion Ihres virtuellen Events beachten sollten:

• Erstellen Sie eine Landingpage: Erstellen Sie eine Landingpage für Ihr virtuelles Event, auf der alle relevanten Informationen zu finden sind, wie z.B. Datum, Zeit, Format und Registrierungslink. Mit Veertly können Sie mit wenigen Handgriffen Landingpages mit Registrierungsfunktion bauen.
• Nutzen Sie soziale Medien: Nutzen Sie soziale Medien, um für Ihr virtuelles Event zu werben und es bekannt zu machen. Teilen Sie regelmäßig Inhalte und Updates über Ihre sozialen Kanäle und nutzen Sie gezielte Werbekampagnen, um Ihre Zielgruppe zu erreichen.
• Kooperationen eingehen: Arbeiten Sie mit relevanten Partnern oder Sponsoren zusammen, um das Interesse an Ihrem virtuellen Event zu steigern und Ihre Reichweite zu erhöhen.
  

Jetzt kann’s losgehen!

Die Organisation eines virtuellen Events erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung. Indem Sie die richtige Plattform und das richtige Format auswählen, eine effektive Programmgestaltung durchführen, eine gute technische Ausstattung gewährleisten und Ihr Event effektiv vermarkten und promoten, können Sie ein virtuelles Event organisieren, das informativ, ansprechend und erfolgreich ist.