So rockst du jede Einladung für virtuelle Veranstaltungen!

Gute Nachrichten, virtuelle Veranstaltungen sind auf dem Vormarsch, und du bist mittendrin!

Neben der richtigen Online-Event-Plattform ist eine gut gestaltete Einladung das A und O. Sie ist dein erstes Aushängeschild und kann maßgeblich dazu beitragen, wie viele Leute an deiner Veranstaltung teilnehmen werden.

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Digital oder Hybrid?

Zuerst musst du dich entscheiden: Geht es um eine rein digitale Veranstaltung oder eine Hybridveranstaltung? Digitale Veranstaltungen sind vollständig online. Die Teilnehmenden sind überall auf der Welt und können von jedem Ort aus teilnehmen.

Bei diesen Veranstaltungen sind kreative Einladungen besonders wichtig, um das Interesse der Gäste zu wecken. Hybridveranstaltungen haben sowohl eine Online- als auch eine physische Komponente. Die Herausforderung besteht darin, eine Einladung zu entwerfen, die sowohl die vor Ort als auch die Online-Teilnehmenden anspricht.

Das Design der Einladung

Der erste Eindruck zählt, und das gilt auch für deine Einladung. Hier geht es um viel mehr als nur schöne Bilder. Du musst auch über das Format nachdenken: Text, Bild oder Video? Text sollte klar und präzise sein, um die Botschaft effektiv zu übermitteln. Bilder können auf einen Blick viel aussagen und gleichzeitig die Neugier wecken. Videos können eine persönlichere und interaktivere Ebene hinzufügen, sie erfordern jedoch mehr Zeit und Ressourcen.

So findest du die beste Inspiration für deine Einladung

• Große Tech-Konferenzen - Check mal die Einladungen zu Veranstaltungen wie der Google I/O oder der Apple WWDC. Diese Unternehmen haben meist sehr beeindruckende digitale Einladungen.
• Virtuelle Kunstausstellungen oder Filmfestivals - Hier findest du oft sehr kreative und visuell ansprechende Einladungen.
• Virtuelle Konzerte oder Musikfestivals - Diese Einladungen strahlen oft viel Energie und Aufregung aus, da könntest du dir einiges abschauen.
• Online-Galerien von Grafikdesignern - Hier teilen Künstler ihre Entwürfe für Einladungen und andere Designs. Ein toller Ort, um neue Ideen zu sammeln. Dribbble oder Behance sind gute Beispiele.
• Websites für digitale Eventplanung - Auf Seiten wie Eventbrite oder Paperless Post findest du zahlreiche Beispiele für gut gestaltete digitale Einladungen.

Was auf jeden Fall in die Einladung gehört

Als Event-Manager bist du sowohl Gastgeber als auch Navigator für deine Gäste. Eine gut gestaltete Einladung bietet deinen Gästen nicht nur einen herzlichen Empfang, sondern auch alle notwendigen Informationen. Damit deine Gäste sich wohlfühlen und gut vorbereitet sind, solltest du in deiner Einladung folgende Aspekte berücksichtigen:

• Die W-Fragen beantworten: Wer veranstaltet das Event? Was ist das Thema? Wann findet es statt? Wo online wird es gehostet? Warum sollten die Leute teilnehmen? Welches Format (Workshop, Webinar, Konferenz)
• Einen Kontakt für Fragen angeben: Es ist unvermeidlich, dass einige deiner Gäste Fragen haben werden. Stelle sicher, dass sie wissen, an wen sie sich wenden können, indem du einen klaren Kontakt angibst - sei es eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer oder beides.
• Technische Anforderungen klar machen: Deine Gäste müssen wissen, was sie für die Teilnahme an der Veranstaltung technisch benötigen. Benötigen sie eine spezielle Event-Software ,Event-Apps, oder Hardware? Müssen sie etwas herunterladen oder installieren? Mach diese Details in deiner Einladung klar.
• Kosteninformationen bereitstellen: Falls für die Teilnahme an deiner Veranstaltung Kosten anfallen, sollten deine Gäste dies von Anfang an wissen. Gib diese Information klar und deutlich in deiner Einladung an, um unangenehme Überraschungen beim Ticketing zu vermeiden.

Einbindung von Verhaltensregeln und Interaktionsmöglichkeiten

Verhaltensregeln und Interaktionsmöglichkeiten in die Einladung aufzunehmen, kann helfen, Missverständnisse zu vermeiden und fördert die Interaktion während der Veranstaltung.

Je nach Event könnten folgende Regeln und Hinweise sinnvoll sein:

Verhaltensregeln

• Pünktlichkeit: Erinnere die Teilnehmer daran, dass die Veranstaltung pünktlich beginnt und sie sich vorab einloggen sollten, um technische Probleme zu vermeiden.
• Mikrofon und Kamera: Lege fest, ob die Teilnehmer ihre Mikrofone stumm schalten oder ihre Kameras ausschalten sollten, wenn sie nicht sprechen.
• Hintergrund und Beleuchtung: Ermutige die Teilnehmer zu einem klaren und professionellen Hintergrund und guter Beleuchtung, um die Qualität der Veranstaltung zu verbessern.
• Umgangston und Verhalten: Fordere Respekt und Freundlichkeit im Umgang mit anderen Teilnehmern.

Interaktionsmöglichkeiten

• Fragen und Antworten: Erkläre, wie die Teilnehmer Fragen stellen können, z.B. durch einen Chat, durch das Aufzeigen von Funktionen oder durch ein spezielles Q&A-Tool.
• Umfragen und Abstimmungen: Informiere die Teilnehmer, wenn du planst, interaktive Umfragen oder Abstimmungen durchzuführen.
• Breakout-Sessions: Falls deine Veranstaltung kleinere Diskussionsgruppen oder Breakout-Sessions beinhaltet, gib eine kurze Beschreibung, wie diese funktionieren.
• Networking: Wenn es eine Networking-Komponente gibt, wie eine virtuelle Kaffeepause oder ein Chat-Raum, stelle sicher, dass die Teilnehmer wissen, wie sie daran teilnehmen können.

Formulierung der Einladung

Die Art, wie du deine Einladung formulierst, kann einen großen Unterschied machen. Eine ansprechende Formulierung kann deine Gäste motivieren, an der Veranstaltung teilzunehmen. Achte darauf, dass du eine positive und einladende Sprache verwendest.

Hier sind drei konzentrierte Tipps zur Formulierung deiner Einladung:

• Klarheit ist König: Formuliere die wichtigsten Informationen (Wer, Was, Wann, Wo, Warum) klar und präzise, damit niemand raten muss, was du meinst.
• Sei einladend: Verwende eine warme, freundliche Sprache, die den Leser dazu einlädt, an deiner Veranstaltung teilzunehmen.
• Handlungsaufforderung nicht vergessen: Schließe immer mit einer klaren Handlungsaufforderung ab, die den Leser dazu auffordert, sich anzumelden, einen Platz zu reservieren oder eine andere gewünschte Aktion durchzuführen.

Dokumentation von Zu- und Absagen

Es ist wichtig, die Zu- und Absagen zu dokumentieren, um einen Überblick über die Anzahl der Teilnehmenden zu behalten. Es gibt verschiedene Tools, die dir dabei helfen können.

Software zum Erstellen und Verwalten der Einladungen

Es gibt eine Vielzahl von Tools, die dir bei der Gestaltung und Verwaltung deiner Einladungen helfen können. Die Wahl des richtigen Tools hängt von deinen spezifischen Bedürfnissen und dem Budget ab.

Kostenlose Tools

• Google Forms: Mit Google Forms kannst du ganz einfach eine kostenlose Anmeldeformular erstellen, das du in deiner Einladung verlinken kannst. Du erhältst eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn jemand das Formular ausfüllt, und kannst die Antworten in einer übersichtlichen Tabelle ansehen.
• Eventbrite: Eventbrite bietet eine kostenlose Option für einfache Veranstaltungen. Es ermöglicht den Teilnehmern, sich online anzumelden und sendet automatisch Erinnerungs-E-Mails.

Bezahlte Tools

• Cvent: Cvent ist ein umfassendes Event-Management-Tool, das dir bei der Erstellung von professionellen Einladungen, der Verwaltung von Anmeldungen und vielem mehr hilft.
• Bizzabo: Bizzabo bietet Event-Management-Software, die dir hilft, deine Veranstaltung von Anfang bis Ende zu planen, einschließlich der Verfolgung von Anmeldungen.
• Eventzilla: Eventzilla ist ein weiteres All-in-One-Tool für Event-Management, das dir bei der Verwaltung von Anmeldungen, der Erstellung von Event-Webseiten und vielem mehr hilft.

Denk daran, das beste Tool für deine Bedürfnisse auszuwählen. Berücksichtige dabei die Größe deiner Veranstaltung, deine technischen Fähigkeiten und dein Budget.

Weiterlesen: Die besten Anbieter für Webinar-Software in Deutschland.

Auf den Punkt gebracht

Eine gut gestaltete Einladung trägt maßgeblich zum Erfolg einer virtuellen Veranstaltung bei. Nimm dir die Zeit, um eine einladende und informative Einladung zu erstellen, die deine Gäste begeistern wird.