5 Spitzen-Tools für die Marketing-Automation Deiner virtuellen Events!

Die Digitalisierung hat auch die Eventbranche revolutioniert, indem sie die Durchführung von virtuellen Events ermöglicht. Ein großer Vorteil ist die Möglichkeit, viele Aspekte dieser Veranstaltungen zu automatisieren. Hier erfährst Du, welche Prozesse Du vor, während und nach dem Event automatisieren kannst, um Deine Effizienz zu steigern.

Zur perfekten Automatisierung gehört die richtige virtuelle Eventplattform. Nicht alle Plattformen lassen Automatisierung zu.

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Was du bei virtuellen Events automatisieren kannst

Vor dem Event

Die erste Phase der Automatisierung beginnt schon vor dem eigentlichen Event:

• Registrierung: Die Automatisierung des Registrierungsprozesses kann Dir dabei helfen, einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und wertvolle Daten zu sammeln. Es gibt zahlreiche Eventmanagement Tools, die nicht nur die Anmeldung, sondern auch die Zahlungsabwicklung und Ticketverkauf vereinfachen.
• Erinnerungen: Automatisierte Erinnerungen per E-Mail oder SMS erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass angemeldete TeilnehmerInnen wirklich teilnehmen. Du kannst diese Nachrichten so einstellen, dass sie zu bestimmten Zeitpunkten vor dem Event verschickt werden.
• Empfehlungen: Durch den Einsatz von KI und Datenanalyse kannst Du personalisierte Empfehlungen für Workshops oder Vorträge innerhalb Deines Events aussprechen. Das steigert nicht nur die Zufriedenheit, sondern auch das Engagement Deiner TeilnehmerInnen.

Während des Events

Auch während des Events kann Automatisierung Dir dabei helfen, den Ablauf zu optimieren:

• Feedback: Durch den Einsatz von automatisierten Umfragen und Feedback-Tools kannst Du in Echtzeit Feedback sammeln. Das ermöglicht Dir, schnell auf eventuelle Probleme zu reagieren.
• Aufzeichnung und Transkription: Automatische Aufzeichnung und Transkription von Vorträgen und Diskussionen erleichtert Dir die Nachbereitung und schafft Mehrwert für TeilnehmerInnen, die später auf die Inhalte zugreifen möchten.

Nach dem Event

Auch nach dem Event gibt es zahlreiche Möglichkeiten für Automatisierung:

• Vernetzen mit Kontakten: Automatisierte Systeme können helfen, das Vernetzen mit TeilnehmerInnen auf LinkedIn zu vereinfachen. Mit Phantombuster kannst du dich beispielsweise mit einer großen Liste von Kontakten vernetzen, ohne selbst stundenlange Arbeit zu leisten. Mehr dazu unten.
• Email Follow-Up: Mit automatisierten E-Mails kannst Du den TeilnehmerInnen für ihre Teilnahme danken, ihnen Materialien zur Verfügung stellen oder sie auf zukünftige Events hinweisen.
• Feedback: Eine automatisierte Nachbereitungsumfrage liefert Dir wertvolle Einblicke in die Zufriedenheit und das Erlebnis Deiner TeilnehmerInnen. Du kannst daraus ableiten, was gut funktioniert hat und wo Verbesserungspotenzial besteht.

Tools, die dir bei der Automatisierung helfen

Zapier

Webseite: www.zapier.com

Zapier ist ein Online-Automatisierungstool, das es ermöglicht, verschiedene Webanwendungen miteinander zu verbinden. Es kann dazu genutzt werden, Arbeitsabläufe für virtuelle Events zu automatisieren, etwa die Synchronisierung von Teilnehmerdaten oder das Versenden automatisierter E-Mails und Erinnerungen.

HubSpot

Webseite: www.hubspot.com 

HubSpot ist eine umfassende Plattform für Inbound-Marketing, Vertrieb und Kundenservice. Sie bietet eine Vielzahl von Tools, einschließlich CRM, E-Mail-Marketing und Automatisierung. Für Eventmanager kann HubSpot dabei helfen, den gesamten Prozess der Teilnehmergewinnung und -kommunikation zu verwalten und zu automatisieren.

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ChatGPT

Webseite: www.chat.openai.com 

ChatGPT, entwickelt von OpenAI, ist ein KI-gestütztes Konversationssystem. Es kann zur Verbesserung der Interaktivität während eines virtuellen Events genutzt werden, indem es zum Beispiel automatisierte Antworten auf häufig gestellte Fragen liefert oder hilft, die Teilnehmerengagement in Chaträumen zu fördern.

PhantomBuster

Webseite: www.phantombuster.com 

PhantomBuster ist ein leistungsstarkes Tool zur Datenextraktion und Automatisierung. Es kann genutzt werden, um wertvolle Daten aus verschiedenen Quellen zu sammeln und zu analysieren. Diese Informationen können dann genutzt werden, um personalisierte Empfehlungen für TeilnehmerInnen bereitzustellen oder um nach dem Event gezielte Follow-up-Kommunikation zu betreiben.

Eventmanagement Software

Es gibt zahlreiche Eventmanagement-Softwarelösungen auf dem Markt (die besten deutschen Anbieter fassen wir in diesem Artikel zusammen). Diese Plattformen bieten umfassende Tools zur Planung, Organisation und Durchführung von virtuellen Events. Funktionen können das Erstellen von Eventwebseiten, die Verwaltung von Registrierungen und Ticketing, die Durchführung von Umfragen und das Sammeln von Feedback umfassen. Sie sind oft in der Lage, sich mit anderen Tools, wie den oben genannten, zu integrieren, um einen vollständig automatisierten Event-Workflow zu erstellen.

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Automatisierung schafft Zeit für Detailarbeit

Automatisierung ist ein wertvolles Werkzeug bei der Planung und Durchführung von virtuellen Events, aber sie ersetzt nicht die liebevolle Gestaltung und persönliche Note, die ein Event wirklich herausragend machen. Sie hilft uns, Routineaufgaben zu optimieren und so mehr Zeit für die kreativen und interaktiven Aspekte zu haben. Letztlich ist ein sorgfältig und mit Herzblut gestaltetes Event den Aufwand immer wert.

Nutze daher Automation als Unterstützung, um mehr Zeit für die Details zu haben, die deinem Event das besondere Etwas verleihen.