Die Durchführung von Veranstaltungen kann ein kostspieliges Unterfangen sein, da sich die Kosten für die Anmietung von Veranstaltungsorten, die Anmietung von Ausrüstung, Drucksachen, Personal und Reisekosten schnell summieren. Mit dem Aufkommen virtueller Veranstaltungsplattformen können Veranstaltungsorganisatoren jedoch Events wie Online Konferenzen, Messen und digitale Workshops zu einem Bruchteil der Kosten durchführen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Veranstalter und Event-Profis durch die Nutzung virtueller Event-Plattformen Kosten einsparen können.
Warum sind virtuelle Veranstaltungen kostengünstiger als Präsenzveranstaltungen?
Hier sind fünf spezifische Einsparungsmöglichkeiten bei der Organisation von Online-Veranstaltungen über virtuelle Veranstaltungsplattformen im Vergleich zu Veranstaltungen an physischen Veranstaltungsorten.
1. Geringere Kosten für Veranstaltungsort und Reisen
Einer der größten Kostenfaktoren bei persönlichen Veranstaltungen sind die Kosten für die Anmietung des Veranstaltungsortes und die Reisekosten für Organisatoren und Teilnehmer. Die Miete des Veranstaltungsortes kann Tausende von Dollar oder Euro kosten, während die Reisekosten für die Teilnehmenden, wie z. B. Flugkosten, Unterkunft und Transport, ebenfalls erheblich sein können. Mit virtuellen Veranstaltungen lassen sich diese Kosten jedoch erheblich reduzieren, wenn nicht sogar ganz eliminieren. Veranstaltungsorganisator:innen können virtuelle Events von jedem beliebigen Ort aus durchführen, wodurch teure Mietkosten für den Veranstaltungsort, Unterbringung und Reisekosten für sie selbst und ihre Teilnehmer entfallen.
2. Wegfall von Druckkosten
Der Druck von Materialien für Veranstaltungen wie Broschüren, Flyer und Programme kann ebenfalls eine kostspielige Ausgabe darstellen. Bei virtuellen Veranstaltungen kann auf diese Ausgaben ganz verzichtet werden. Anstelle von gedruckten Materialien können Veranstalter:innen den Teilnehmen digitale Versionen derselben Materialien zur Verfügung stellen, was Kosten spart und durch die Verringerung des CO2-Fußabdrucks nachhaltiger ist. Die Teilnehmer:innen können auf diese Materialien auf ihren Computern oder mobilen Geräten zugreifen, was es ihnen erleichtert, die benötigten Informationen jederzeit abzurufen.
3. Geringere Personalkosten
Persönliche Veranstaltungen erfordern oft eine beträchtliche Anzahl von Mitarbeitenden, die sich um die Logistik, die Registrierung und andere Aspekte der Veranstaltung kümmern. Bei virtuellen Veranstaltungen hingegen können viele dieser Aufgaben automatisiert oder von einem kleineren Team erledigt werden. Virtuelle Veranstaltungsplattformen wie Veertly enthalten oft Funktionen wie Registrierungsmanagement, Tools zum interaktiven Austausch mit den Teilnehmenden und Analysen, mit denen sich die Anzahl der für die Durchführung der Veranstaltung benötigten Mitarbeiter:innen reduzieren lässt. Dies kann zu erheblichen Kosteneinsparungen für die Organisatoren führen.
4. Erhöhte Teilnehmerzahl und Umsatzpotenzial
Virtuelle Veranstaltungen haben das Potenzial, ein viel größeres Publikum anzuziehen als physische Veranstaltungen, da die Teilnehmenden von jedem Ort der Welt aus teilnehmen können. Diese höhere Teilnehmerzahl kann sich in einem höheren Umsatzpotenzial für die Organisatoren niederschlagen, da sie mehr Eintrittskarten verkaufen oder mehr Sponsoren und Aussteller gewinnen können. Darüber hinaus enthalten viele virtuelle Veranstaltungsplattformen oft Monetarisierungstools, wie z. B. Pay-per-View-Sitzungen und Sponsoring, die Veranstaltern helfen können, mehr Einnahmen zu erzielen. Mit virtuellen Events können Veranstalter:innen ein globales Publikum erschließen und so ihre Reichweite und ihr Umsatzpotenzial erhöhen, indem sie die Kosten für ihre Veranstaltungen senken.
5. Geringere Kosten für Ausrüstung und Produktion
Persönliche Veranstaltungen erfordern oft kostspielige Ausrüstung und Produktionskosten, wie z. B. Beschallungsanlagen, Beleuchtung und Inszenierung. Bei virtuellen Veranstaltungen hingegen entfallen viele dieser Kosten, da die Veranstaltung an einem einzigen Ort abgehalten werden kann und die Teilnehmer über ihre Computer oder mobilen Geräte darauf zugreifen können. Virtuelle Veranstaltungsplattformen umfassen oft Produktionswerkzeuge wie Live-Streaming und Aufzeichnungsfunktionen, die genutzt werden können, um ein professionelles und ansprechendes Veranstaltungserlebnis zu schaffen, ohne dass teure Ausrüstung benötigt wird.
Welche Kosten entstehen bei der Durchführung einer virtuellen Veranstaltung?
Virtuelle Veranstaltungsplattformen bieten eine Reihe von Vorteilen gegenüber traditionellen persönlichen Veranstaltungen, wie z. B. eine größere Flexibilität und Kosteneinsparungen. Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass mit der Organisation von virtuellen Events über eine digitale Veranstaltungsplattform auch Kosten verbunden sind. Im Folgenden gehen wir auf die Kosten ein, die dabei entstehen können, und erläutern, wie Veranstalter diese Kosten einplanen und verwalten können.
- Kosten für virtuelle Veranstaltungsplattformen
Die offensichtlichsten Kosten, die mit der Organisation einer virtuellen Events über eine virtuelle Veranstaltungsplattform verbunden sind, sind die Kosten für die Plattform selbst. Es gibt viele virtuelle Event Apps wie Yoonity und Veertly. Jede hat ihr eigenes Preismodell und ihre eigenen Funktionen. Einige Plattformen verlangen eine Pauschalgebühr für den Zugang zu ihren Funktionen, während andere pro Teilnehmer oder pro Veranstaltung abrechnen. Es ist wichtig, sich verschiedene Plattformen für virtuelle Veranstaltungen anzuschauen und zu vergleichen, um diejenige zu finden, die am besten zum eigenen Budget und den Veranstaltungsanforderungen passt.
- Kosten für technische Ausstattung und sonstige Software
Ein weiterer Kostenpunkt im Zusammenhang mit virtuellen Veranstaltungen ist die Ausrüstng und Technologie, die für die Durchführung der Veranstaltung benötigt wird. Dazu gehören Hardware wie Laptops und, falls Sie eine hochwertige Produktion wünschen, auch Kameras, Mikrofone und Beleuchtungsanlagen. Ebenso wie Streaming-Software, zum Beispiel Restream oder Streamyard. Eventuell müssen Organisatoren in neue Geräte investieren oder ihre vorhandene Ausrüstung aufrüsten, um eine reibungslose und hochwertige virtuelle Veranstaltung zu gewährleisten. Es ist wichtig, diese Kosten einzuplanen und sie in die Gesamtkosten für die Organisation einer virtuellen Veranstaltung einzubeziehen.
- Kosten für Redner und die Erstellung von Inhalten
Virtuelle Veranstaltungen erfordern ansprechende und hochwertige Inhalte, um das Interesse der Teilnehmenden zu wecken und zu erhalten. Dies kann Kosten für Referent:innen, aber auch für aufgezeichnete Videos, Live-Präsentationen und interaktive Sitzungen beinhalten. Die Erstellung dieser Inhalte kann erhebliche Kosten verursachen, vor allem, wenn die Organisatoren professionelle Videofilmer, Redakteure oder andere Creator von Inhalten einstellen müssen. Es ist wichtig, die Kosten für die Erstellung von Inhalten zu planen und zu budgetieren, um sicherzustellen, dass die Veranstaltung ansprechend und effektiv ist.
- Kosten für Marketing und Werbung
Marketing und Werbung sind entscheidend für den Erfolg jeder öffentlichen Veranstaltung, einschließlich virtueller Events. Die Organisator:innen von öffentlichen Veranstaltungen müssen für ihre Veranstaltung werben, um eine maximale Teilnahme und Beteiligung zu gewährleisten. Dies kann die Erstellung einer Website, die Durchführung von Kampagnen in den sozialen Medien und die Investition in Werbung umfassen. Es ist wichtig, ein Budget für Marketing- und Werbekosten einzuplanen, um sicherzustellen, dass die Veranstaltung ihre Zielgruppe erreicht und ihre Ziele verwirklicht. Auch für nicht öffentliche Veranstaltungen von Unternehmen ist es sehr empfehlenswert, die Veranstaltung zu vermarkten, um eine hohe Teilnahmequote von Mitarbeitenden oder Kunden zu gewährleisten.
- Personalkosten und Produktionskosten
Virtuelle Veranstaltungen erfordern immer noch Personal- und Produktionskosten, auch wenn sie keinen physischen Veranstaltungsort benötigen. Event-Organisatoren müssen unter Umständen Personal für die Registrierung, den technischen Support und die Event-Produktion einstellen oder diese Support-Dienste von der virtuellen Event-Plattform kaufen. Möglicherweise müssen sie auch für Dienstleistungen wie virtuelle Veranstaltungsleiter:innen, Moderator:innen und Redner:innen bezahlen. Es ist wichtig, bei der Planung einer virtuellen Veranstaltung die Personal- und Produktionskosten einzuplanen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass virtuelle Veranstaltungsplattformen Veranstaltern viele Möglichkeiten bieten, Kosten zu sparen und gleichzeitig den Teilnehmern ein ansprechendes und unvergessliches Veranstaltungserlebnis zu bieten. Durch den Wegfall von Veranstaltungsort- und Reisekosten, die Reduzierung von Drucksachen, Personal- und Ausrüstungskosten sowie die Erhöhung der Teilnehmerzahl und des Umsatzpotenzials können Veranstalter virtuelle Events nutzen, um ihre Ideen für erfolgreiche Online-Veranstaltungen zu einem Bruchteil der Kosten von Präsenzveranstaltungen durchzuführen.
Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass mit virtuellen Veranstaltungen immer noch Kosten verbunden sind. Dazu gehören Kosten für die Plattform für virtuelle Veranstaltungen, Kosten für Ausrüstung und Technologie, Kosten für die Erstellung von Inhalten, Marketing- und Werbekosten sowie Personal- und Produktionskosten. Durch die Planung und Budgetierung dieser Kosten können Veranstaltungsorganisatoren sicherstellen, dass ihre virtuelle Veranstaltung ansprechend, effektiv und erfolgreich ist.
Auch nach der COVID-19-Pandemie sind virtuelle Veranstaltungen eine immer beliebtere Option für Veranstalter, da sie eine sichere und kostengünstige Möglichkeit zur Durchführung von Veranstaltungen bieten.
Foto von Brooke Cagle auf Unsplash
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