Online Events: Die Bedeutung von qualifiziertem Veranstaltungs Service

In den letzten Jahren hat die Popularität von Online-Events rapide zugenommen. Von Webinaren über virtuelle Workshops bis hin zu großen Konferenzen, das digitale Format hat sich bewährt. Aber was oft übersehen wird, ist das unsichtbare Rückgrat dieser Veranstaltungen: der qualifizierte Support und Veranstaltungsservice der Eventagenturen oder auch der Event-Plattformen.

Wieso ist guter Service wichtig für Online Events?

Guter Service ist das Rückgrat eines erfolgreichen Online-Events und kann den Unterschied zwischen einem durchschnittlichen und einem herausragenden Erlebnis ausmachen. Hier sind einige Gründe, warum guter Service für Online-Events entscheidend ist:

• Erste Eindrücke zählen: Für viele Teilnehmenden kann ein Online-Event ihre erste Interaktion mit einer Marke, Organisation oder einem Thema sein. Ein reibungsloses Erlebnis, das von kompetentem Service unterstützt wird, kann einen positiven ersten Eindruck hinterlassen und zur Bildung einer positiven Meinung beitragen. Dies beginnt auch bereits bei der Vorbereitung und Planung des virtuellen Events.

• Technische Herausforderungen: Im Gegensatz zu physischen Veranstaltungen, bei denen die meisten technischen Aspekte hinter den Kulissen behandelt werden, können bei Online-Events technische Probleme direkt das Teilnehmer:innen-Erlebnis beeinträchtigen. Um Probleme bei virtuellen Veranstaltungen zu lösen bedarf es häufig auch einem sehr hohen technischen Verständnis. Guter Service sorgt dafür, dass diese Probleme schnell gelöst werden oder elegante Work-Arounds gefunden werden.

• Teilnehmendenunterstützung: Nicht alle Teilnehmer sind technisch versiert. Ein zugänglicher und reaktionsschneller Support hilft ihnen, Probleme zu überwinden und stellt sicher, dass sie das Event in vollen Zügen genießen können. Für einen simplen Chat-Support oder gar telefonische Unterstützung Ihrer Teilnehmenden eignet es sich, wenn möglich den Support der jeweiligen Online Event-Plattform zu buchen. Diese können ihre Support Dienstleistung meist schnell skalieren.

• Wert für den Veranstalter: Ein gutes Service-Team sammelt Feedback, analysiert Daten und bietet wertvolle Einblicke, um zukünftige Veranstaltungen zu verbessern. Ein verlässlicher und kompetenter Service verstärkt das Vertrauen der Teilnehmenden in die Veranstalter. Dies kann zu wiederholten Teilnahmen und positiven Mundpropaganda-Bewertungen führen.

• Absicherung: Sind Sie verantwortlich für die Durchführung Ihres virtuellen Townhall Meetings mit 2'000 Mitarbeitenden und kein Vollprofi bei der Durchführung von Online-Events? Auch wenn die Veranstaltung einfach gehalten ist und sie es sich zutrauen, das Event selbst zu managen, kann es sich lohnen zur Absicherung noch ausgewiesen Experten hinzu zu ziehen. Es kann auch bei bester Planung und Vorbereitung der Veranstaltung immer mal etwas schied gehen und da ist es sehr unangenehm als Miesepeter im Rampenlicht zu stehen. Mit einem Experten an Ihrer Seite, kann diese Person auch die Verantwortung für den Worst Case übernehmen.

Insgesamt trägt guter Service bei Online-Events zu einem positiven Gesamterlebnis bei und stellt sicher, dass sowohl die Veranstalter:in als auch die Teilnehmer:innen das Beste aus dem Event herausholen können. Es geht nicht nur darum, technische Probleme zu beheben, sondern auch darum, einen Mehrwert zu schaffen, in dem die Event App bestmöglich eingesetzt wird, um den Teilnehmenden ein unvergessliches Erlebnis zu bieten.

Was genau ist 'qualifizierter Support' bei Online-Events?

Unter Support im Rahmen von virtuellen Veranstaltungen gibt es verschiedenste Ausprägungen. Wir stellen Ihnen die wichtigsten Veranstaltungs-Services vor:

1. Eventagentur-Service: Die Rundum Sorglos Service Option

Eine Eventagentur bietet einen umfassenden Service für die Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen. Egal ob es sich um reine Online Events oder eine Hybrid-Veranstaltung handelt, diese Agenturen sind darauf spezialisiert, ein nahtloses Erlebnis von Anfang bis Ende zu gewährleisten. Hier sind einige Kernpunkte, die den Service einer Eventagentur als "Rundum Sorglos"-Option definieren:

1. Beratung und Konzeption: Von der ersten Idee bis zur finalen Umsetzung unterstützt eine Eventagentur ihre Kunden bei der Definition von Zielen, dem Konzept und der strategischen Planung des Events.
2. Technische Unterstützung: Eventagenturen verfügen über Fachwissen in der neuesten Technologie und Ausrüstung, sei es für Licht- und Soundanlagen bei hybriden Veranstaltungen oder für Plattformen und Tools bei Online-Events.
3. Inhaltskreation und -management: Von der Erstellung von Präsentationen bis hin zur Koordination von Redner:innen und Unterhaltung, die Agentur sorgt dafür, dass alle Inhalte rechtzeitig und in hoher Qualität bereit sind. Für den Ablauf wird gerne das Veertly 'Run of Show' Template verwendet.
4. Teilnehmermanagement: Dies umfasst alles von der Einladung und Registrierung bis hin zur Betreuung der Gäste während des Events und dem Feedback nach der Veranstaltung.
5. Logistik und Koordination: Bei Online-Events kann dies die Koordination von verschiedenen Zeitzonen, der Verfügbarkeit der Speaker, die Verwaltung von virtuellen Räumen und andere spezifische Herausforderungen umfassen.
6. Marketing und Promotion: Eventagenturen können auch bei der Bewerbung der Veranstaltung helfen, sei es durch traditionelles Marketing, Social Media, PR oder andere Kanäle.
7. Notfallplanung: Gute Eventagenturen haben Notfallpläne für unerwartete Herausforderungen, von technischen Pannen bis hin zu plötzlichen Änderungen im Programm.
8. Nachbereitung und Analyse: Nach dem Event sammeln Agenturen Feedback, analysieren die Daten und bieten wertvolle Einblicke, um zukünftige Veranstaltungen zu verbessern.

Im Wesentlichen ist der Service einer Eventagentur darauf ausgelegt, alle Aspekte einer Veranstaltung zu berücksichtigen, sodass Kunden sich zurücklehnen und sich auf ihre Kernbotschaft oder -aktivität konzentrieren können. Es ist diese All-in-One-Herangehensweise und die Expertise, die die Eventagentur zur idealen "Rundum Sorglos"-Option für viele Veranstalter macht.

2. Die Hardware Technik-Profis: Technischer Support vor Ort

Insbesondere für hybride Veranstaltungen ist es unabdingbar Technik-Profis vor Ort zu haben die sich um die Kamera-, Ton-, Licht-, und Livestream-Technik kümmern. Es gibt wenig Dinge die Teilnehmende von virtuellen Events im Jahr 2023 mehr deprimieren als ein schlechtes Kamerabild, miserabler und knarzender Ton oder ein Livestream der ständig lädt oder gar abbricht. Arbeiten Sie mit Profis, um bei diesen Muss-Faktoren ein gutes Eventbild abzugeben.

3. Event-Plattform Experten und Support

Bei rein virtuellen Veranstaltungen lohnt sich der Einsatz einer professionellen Online Event Plattform wie Veertly. Diese Plattformen können meist auch ganz ohne externe Unterstützung genutzt und bedient werden. Wenn es das Budget hergibt bzw. bei größeren Veranstaltungen ist es dennoch ratsam die Support-Dienstleistungen der Plattformen aus folgenden Gründen in Anspruch zu nehmen:

• Einrichtung der Plattform: Service-Personal der Eventplattformen kennen die Technologie und Funktionen in- und auswendig. Auch wenn die Plattform von den Anwender:innen als sehr nutzerfreundlich bezeichnet wird, wie es bei Veertly der Fall ist, sind die Expert:innen im täglichen Umgang und können die Event-Einrichtung deutlich schneller und effizienter gestalten, sodass zeitliche Ressourcen des Veranstalters geschont werden.
• Einsatz der Funktionalitäten: All-in-one Eventplattformen wie Veertly bieten heutzutage einen bunten Blumenstrauß an Funktionen für ihre Kund:innen. Zudem entwickeln sich die Plattformen stetig weiter und neue Features kommen stetig hinzu. Da kann es eine Herausforderung sein stets auf dem aktuellsten Stand zu bleiben. In diesen Fällen ist es empfehlenswert dem Plattform Support die eigenen Event-Ziele zu schildern und zu fragen mit welchen Funktionen man diese Ziele bestmöglichst erreicht. Funktionen die nicht benötigt werden sollten wenn möglich ausgeblendet werden, um die User Experience nicht negativ zu beeinträchtigen.
• Live Event Support: Sollten Fragen oder Probleme bei Teilnehmenden, Speakern oder Orga-Team während des Events anfallen, ist der Support der Plattform Gold wert. Jede:r Veranstalter:in kennt die Stress-Situation während eines Live Events. In dieser hektischen Phase sollte man sich auf die Experten verlassen, die auch die allermeisten Probleme die auftreten können bereits erlebt haben, gut geschult sind um diese zu beheben und dabei die Ruhe bewaren, sodass die Veranstaltung trotz Hickups möglichst geschmeidig über die Bühne geht.

Chancen durch den Einsatz von KI in Online-Events

KI bietet Eventmanager:innen zahlreiche Chancen bei der Organisation von Online-Events. Hier ein paar konkrete Beispiele welche positiven Effekte der Einsatz von KI bei virtuellen Veranstaltungen bringen kann:

1. Teilnehmer-Engagement: KI-Technologien haben das Potenzial, das Engagement von Teilnehmer:innen zu revolutionieren. Anhand von Datenanalysen können Events personalisiert und somit relevanter für einzelne Teilnehmende gestaltet werden. Automatisierte interaktive Chatbots und KI-gestützte Q&A Sessions bieten zudem Echtzeit-Interaktionen, die das Engagement weiter fördern.
2. Netzwerken und Matchmaking: Das automatische Matching von Teilnehmenden mit ähnlichen Interessen oder beruflichen Hintergründen kann das Netzwerkpotenzial eines Online-Events enorm steigern. Zudem können KI-gestützte Empfehlungen für Workshops oder Breakout Sessions den Mehrwert für Teilnehmende erhöhen und für Zeitersparnis sorgen.
3. Event-Analytik und Rückmeldungen: Mit KI-gestützter Analyse können Veranstalter:innen tiefe Einblicke in das Verhalten und die Vorlieben ihrer Teilnehmenden erhalten. Automatisierte Umfragen und Feedbacktools bieten zudem die Möglichkeit, in Echtzeit wertvolle Rückmeldungen zu sammeln.
4. Effizientes Eventmanagement: Die Automatisierung von Routineaufgaben und KI-getriebene Vorhersagen können die Planung und Durchführung von Online Events vereinfachen und effizienter gestalten.

Notfallmanagement: Wie qualifizierter Support in Krisensituationen reagiert

Notfälle und unerwartete Situationen können jederzeit auftreten, besonders in einer so dynamischen Umgebung wie der von Online-Events. Das Notfallmanagement ist daher ein entscheidender Aspekt, der bestimmt, ob ein Event trotz Hindernissen erfolgreich ist oder ob es an unvorhergesehenen Problemen scheitert. Ein qualifizierter Support Service spielt in solchen Momenten eine Schlüsselrolle.

1. Schnelle Diagnose: Bei technischen Problemen ist die erste und wichtigste Aufgabe, die genaue Ursache des Problems schnell zu identifizieren. Ein qualifizierter Support hat die Fähigkeiten und Tools, um das Problem genau zu lokalisieren und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.
2. Kommunikation: In Krisensituationen ist klare und transparente Kommunikation entscheidend. Der Support sollte in der Lage sein, sowohl mit dem Veranstaltungsteam als auch mit den Teilnehmern effektiv zu kommunizieren und sie über die Situation und die geplanten nächsten Schritte zu informieren. Bei Veertly helfen dabei die Broadcast Nachrichten, die man an alle Teilnehmenden oder auch nur eine eine ausgewählte Gruppe versenden kann.
3. Backup-Pläne: Ein guter Event-Support hat immer Backup-Pläne parat. Dies kann beinhalten, auf einen anderen Streaming-Server umzusteigen, alternative Kommunikationskanäle zu nutzen oder auf vorher aufgezeichnete Inhalte zurückzugreifen.
4. Technisches Know-how: Tiefes technisches Wissen ermöglicht es dem Support-Team, nicht nur reaktiv, sondern auch proaktiv zu handeln, indem potenzielle Schwachstellen im Voraus identifiziert und vermieden werden.
5. Schulung und Vorbereitung: Regelmäßige Schulungen und Simulationen von Notfallsituationen stellen sicher, dass das Support-Team immer auf dem neuesten Stand ist und genau weiß, wie in einer Krise zu handeln ist.
6. Nachbereitung: Nach dem Event analysiert ein qualifizierter Support die Krisensituation, um festzustellen, was schief gelaufen ist, und um sicherzustellen, dass solche Probleme in Zukunft vermieden werden können. Dies beinhaltet oft eine detaillierte Überprüfung des Vorfalls, Feedback-Sammlung und Anpassungen für zukünftige Events.
7. Teilnehmerbetreuung: In Krisensituationen können Teilnehmende verunsichert oder frustriert sein. Ein empathischer und kundenorientierter Support kann helfen, die Situation zu entschärfen und das Vertrauen der Teilnehmer:innen wiederherzustellen.

Insgesamt ist das Notfallmanagement bei Online-Events nicht nur eine Frage der Technik, sondern auch der Kommunikation, Vorbereitung und Reaktion. Ein qualifizierter Support kann den Unterschied ausmachen zwischen einem Event, das an unerwarteten Problemen scheitert, und einem, das trotz Herausforderungen erfolgreich ist.

Fazit zum Event Service

Online-Events sind mehr als nur Präsentationen auf einem Bildschirm. Sie sind komplexe, interaktive Erfahrungen, die von der Technik bis zum Kundenservice reichen. Qualifizierter Support ist das unsichtbare Rückgrat, das den Erfolg dieser Veranstaltungen sicherstellt. Jenseits der Technik besteht die Aufgabe des Supports darin, den Menschen zu helfen. Dies kann bedeuten, individuelle technische Probleme zu lösen, Fragen zum Eventprogramm zu beantworten oder einfach für ein menschliches Gespräch da zu sein.

Wenn Sie darüber nachdenken, ein Online-Event zu veranstalten und das Budget zur Verfügung haben, ist es ratsam zu überlegen welche Support-Optionen sich bieten (z.B. Eventagentur vs. Plattform-Support). Bei ersten Gesprächen merkt man schnell, ob es nötig ist diesen Veranstaltungs Service zusätzlich zu buchen oder ob man auch ohne Support ausreichend professionell auf mögliche Herausforderungen reagieren kann. Qualifizierter Support kann den Unterschied zwischen einem durchschnittlichen und einem herausragenden Event ausmachen. 

PS. Jedes Veertly Event hat automatisch einen kostenlosen Basis Chat Support unserer Plattform Experten für Teilnehmende und Organsiator:innen inklusive.